# Отгрузка со склада

> Источник: https://wiki.virtualpos.ru/hc/sales/shipment  
> Обновлено: 2026-10-25  
> Где в программе: Продажи → Отгрузка со склада

Документ, которым оформляется продажа товара со склада покупателю: оптовая поставка, продажа юридическому лицу или передача товара по заказу. После отгрузки товары списываются с остатков склада.

## Общее описание

**Отгрузка** фиксирует передачу товаров со склада покупателю и автоматически списывает их с остатков. По отгрузке можно распечатать УПД и счёт, выдать покупателю чек через ОФД и выгрузить УПД для электронного документооборота (ЭДО).

Типичный процесс:

1. **Создание** — Укажите склад, продавца и покупателя. Отгрузку можно создать и на основе [заказа покупателя](https://wiki.virtualpos.ru/hc/sales/orders).
1. **Товары** — Добавьте товары поиском, подбором из каталога, сканером или загрузкой из файла.
1. **Отгрузка** — Нажмите «Отгрузить» — товары спишутся со склада, документ перейдёт в статус «Завершён».
1. **Документы** — Распечатайте УПД или счёт, выдайте чек, выгрузите УПД в ЭДО.

## Список отгрузок

Раздел открывается через меню **Продажи → Отгрузка со склада**. Документы показываются карточками или таблицей — вид переключается кнопками справа над списком и запоминается для каждого пользователя.

![Список отгрузок в виде карточек](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/list-cards.png)

В таблице по умолчанию выводятся колонки:

- **Ид** — Внутренний номер записи
- **Статус** — Черновик или Завершён
- **Номер документа** — Номер отгрузки, например `ОТ-0004`
- **Дата** — Дата документа
- **Сумма** — Сумма к оплате по всем строкам
- **Контрагент** — Покупатель
- **Склад** — Склад, с которого отгружается товар

Дополнительно можно включить колонки «Заказ покупателя», «Организация», «Прайс-лист», «Себестоимость», «Комментарий», даты и авторов создания и изменения, «GUID» и дополнительные поля: иконка шестерёнки → **Настроить колонки...**.

![Список отгрузок в виде таблицы](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/list-table.png)

### Поиск и фильтры

Кнопка **«Поиск» → Настроить фильтры...** открывает окно «Фильтры по отгрузкам»: период, статус, склад, контрагент и номер документа (можно ввести часть номера). Отфильтровать список по складу, контрагенту или номеру можно и из контекстного меню ячейки таблицы. Сбросить фильтры — **«Поиск» → Сбросить все фильтры**.

![Фильтры по отгрузкам](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/filters.png)

Кнопка **«Выгрузить в Excel»** сохраняет список отгрузок с учётом фильтров.

## Создание отгрузки

Нажмите **«Добавить отгрузку»** и заполните форму:

- **Номер документа** — Необязательно. Если оставить пустым, номер присвоится автоматически: `ОТ-0001`, `ОТ-0002`…
- **Дата** — Дата документа, по умолчанию — сегодня
- **Склад** — Склад, с которого отгружается товар. Обязательное поле
- **Продавец** — Ваша организация. Подставляется из настроек склада, можно выбрать другую
- **Покупатель** — Контрагент из справочника [контрагентов](https://wiki.virtualpos.ru/hc/company/counterparties) (**Продажи → Контрагенты**)
- **Прайс-лист** — Из него берутся цены товаров при добавлении в отгрузку
- **Комментарий** — Произвольный текст

![Форма создания отгрузки](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/create-form.png)

После сохранения открывается страница документа в статусе Черновик. Товары добавляются уже на ней.

![Отгрузка в статусе «Черновик»](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/draft.png)

Поля шапки черновика можно менять прямо на странице документа — изменение сохраняется сразу. Кнопка **«Изменить»** открывает ту же форму, что и при создании.

### Отгрузка по заказу покупателя

В карточке заказа покупателя выберите **Создать на основе → Отгрузку со склада**. Система создаст черновик отгрузки:

- склад — склад выдачи заказа (если он не указан, появится сообщение «У заказа не задан склад выдачи»);
- продавец — организация склада;
- покупатель — «Розничный покупатель»;
- прайс-лист — из заказа, комментарий — «По заказу #номер»;
- строки — товары, характеристики, количество, цены и коды маркировки из заказа.

> **Примечание:**
> В отгрузку переносится цена товара **до скидки**. Если в заказе действовала скидка, проверьте цены перед отгрузкой.

Товары, зарезервированные под заказ, при отгрузке снимаются с резерва и списываются. У таких строк нельзя изменить количество и товарный остаток — об этом подсказывает значок замка.

### Копия отгрузки

**Создать на основе → Отгрузку (сделать копию)** создаёт новый черновик с той же шапкой и строками и новым номером. Удобно для регулярных поставок одному покупателю.

## Добавление товаров

Добавлять и менять товары можно только в черновике.

![Пустая отгрузка](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/items-empty.png)

Способы добавить товары:

- **Поиск** в строке «Добавить товар» под таблицей: начните вводить название, артикул или штрихкод. В результатах — только товары, которые есть в наличии на складе отгрузки. Товар добавляется в количестве 1 шт; если он уже есть в документе, количество увеличивается.
- **«Подобрать товары...»** — окно подбора из каталога с группами товаров, фильтрами и корзиной. В режиме **«Сканер»** товары добавляются сканированием штрихкодов. Отметьте товары, укажите количество в корзине и нажмите **«Добавить в документ»**.
- **«Загрузить из файла»** — загрузка готового списка из текстового файла или вставка из Excel. Мастер импорта проведёт по шагам: источник, шаблон, формат, сопоставление полей, загрузка.

![Поиск товара в строке «Добавить товар»](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/add-search.png)

> **Важно:**
> Комплекты отгружать нельзя — добавьте в документ товары, из которых состоит комплект.

### Строки документа

Под названием товара показываются количество считанных марок, себестоимость и характеристика. Количество и цену можно менять прямо в таблице.

![Строки отгрузки](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/items.png)

Цветная точка рядом с количеством показывает, хватает ли товара на складе (наведите на неё курсор, чтобы увидеть остаток и резерв):

- *Зелёная* **Хватает** — Количество не больше свободного остатка на складе.
- *Оранжевая* **Мешает резерв** — Товар на складе есть, но часть его зарезервирована под заказы.
- *Красная* **Не хватает** — На складе меньше товара, чем указано в строке, или нет остатка с такой характеристикой.

### Редактирование позиции

Нажмите на название товара, чтобы открыть окно позиции:

- **Количество** — Сколько отгрузить. Если товар в резерве под заказ, это будет указано
- **Цена** — Цена продажи за единицу
- **Товарный остаток** — Партия товара на складе: характеристика, себестоимость, срок годности, дата производства. От выбора зависит, какой остаток спишется и по какой себестоимости
- **Марки** — Коды маркировки «Честного знака». Отсканируйте марки сканером — их число не может превышать количество товара

![Окно позиции отгрузки](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/item-dialog.png)

Меню **⋮** в конце строки: **Перейти в карточку товара**, **Перейти в товарный остаток**, **Удалить строку**.

## Цены

Цены берутся из прайс-листа, выбранного в документе. Если у товара в прайс-листе нет цены, её нужно ввести вручную.

При смене прайс-листа в черновике система предложит пересчитать цены уже добавленных строк:

![Пересчёт цен при смене прайс-листа](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/pricelist-recalc.png)

- **«Да, заменить»** — цены всех строк возьмутся из нового прайс-листа (товар, которого в нём нет, получит цену 0);
- **«Оставить как есть»** — цены строк не изменятся.

> **Примечание:**
> Скидок в отгрузке нет. Цены указываются с НДС: ставка НДС выделяется в печатной форме УПД и в выгрузке для ЭДО, если организация-продавец работает с НДС.

## Отгрузка товара

Когда товары добавлены и проверены, нажмите **«Отгрузить»**.

- **«Отгрузить»** — Завершён: Товары списываются с остатков склада отгрузки, документ блокируется для изменений. Товары, зарезервированные под заказ покупателя, снимаются с резерва.
- **«Отменить отгрузку»** — Черновик: Товары возвращаются на склад, документ снова можно редактировать.

![Завершённая отгрузка](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/complete.png)

При отгрузке система проверяет каждую строку. Если хотя бы одна строка не проходит проверку — например, товара не хватает на складе, — документ не отгружается целиком, и остатки не меняются.

> **Важно:**
> Отмена отгрузки **не восстанавливает резерв** под заказ покупателя. Если отгрузка была создана по заказу, после отмены при необходимости поставьте товары в резерв заново.

> **Права доступа:**
> Отгрузить документ может пользователь с правом `console.shipments.accepting`, отменить отгрузку — с правом `console.shipments.rollback-accepting`. Подтверждения эти кнопки не запрашивают.

### Отгрузка в минус

По умолчанию нельзя отгрузить больше, чем есть на складе с учётом резервов. Разрешить отрицательные остатки можно в параметрах раздела: иконка гаечного ключа справа вверху списка → **Настроить параметры отгрузок...** → **Отгрузка в минус: Разрешено**.

![Параметры отгрузок](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/settings.png)

## Печать документов

Кнопка **«Печать»** на странице отгрузки открывает список печатных форм:

- **УПД** — универсальный передаточный документ (счёт-фактура и передаточный документ);
- **Счёт по отгрузке**.

![Печатные формы отгрузки](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/print-menu.png)

В печатных формах используются реквизиты организации-продавца и покупателя из справочников, НДС выделяется по ставкам товаров. Проверьте, что у организации и контрагента заполнены ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.

## Выдача чека

Если покупатель платит за отгруженный товар, по завершённой отгрузке можно пробить чек через оператора фискальных данных (ОФД). Кнопка «Выдать чек» есть у любой завершённой отгрузки — тип покупателя (юридическое или физическое лицо) не важен, в чек попадают только товары, суммы и контакт, который вы укажете.

1. Нажмите **«Выдать чек»** и выберите ОФД из списка.
1. Проверьте сумму чека — она равна сумме отгрузки.
1. Выберите **способ оплаты**: «Онлайн» или «Наличные».
1. Укажите **email или телефон** покупателя, чтобы отправить ему электронный чек.
1. Нажмите **«Зарегистрировать чек»**.

![Регистрация чека через ОФД](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/receipt.png)

> **Важно:**
> Чтобы чек зарегистрировался, у организации-продавца должны быть заполнены **ИНН** и система налогообложения, а для системы — заданы логин и пароль доступа к ОФД.РУ (их настраивает администратор в общих настройках). Чек регистрируется **без выделения НДС**.

## Выгрузка в ЭДО и Excel

Меню **«Выгрузить»**:

- **«Создать документ ЭДО»** — собрать УПД по проведённой отгрузке и отправить покупателю через вашего оператора ЭДО или сохранить черновик. Пункт есть, если у организации настроено подключение к ЭДО. Подробно — [Отправка УПД покупателю и поставщику](https://wiki.virtualpos.ru/hc/edo/outgoing);
- **в формате ЭДО (XML)** — скачивает XML-файл УПД (формат ФНС 5.03), чтобы загрузить его в другую систему электронного документооборота. Подписантом указывается руководитель организации-продавца — заполните его ФИО в карточке организации;
- **в Excel** — выгружает строки отгрузки в таблицу.

Статус отправленного УПД виден в реквизитах отгрузки, в строке **«ЭДО»**.

![Меню выгрузки](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/export-menu.png)

## Создание на основе

Меню **«Создать на основе»** доступно, когда в отгрузке есть товары:

![Меню «Создать на основе»](https://wiki.virtualpos.ru/_media/hc/sales/shipment/create-based.png)

- **Отгрузку (сделать копию)** — Новый черновик отгрузки с теми же товарами
- **Заказ покупателя** — Черновик заказа с товарами отгрузки на том же складе
- **Поступление** — Черновик [поступления](https://wiki.virtualpos.ru/hc/stock/inflow) на выбранный склад. Используется при передаче товара между своими организациями: одна отгружает, другая принимает

## Связанные документы

Под таблицей строк — блок **«Связанные документы»**: основание отгрузки (заказ покупателя, перемещение), документ ЭДО и документы, созданные на её основании, — поступление, заказ покупателя. Нажмите на документ, чтобы открыть его. Документы, на которые у вас нет прав, не показываются.

## Статусы отгрузки

Черновик → Завершён

| Статус | Код | Описание | Доступные действия |
| --- | --- | --- | --- |
| Черновик | `draft` | Документ создан, остатки не изменены | Изменить шапку и строки, пересчитать цены, отгрузить, удалить |
| Завершён | `complete` | Товары списаны со склада | Отменить отгрузку, печать, выдать чек, выгрузить в ЭДО |

Удалить можно только черновик. Копию, заказ покупателя и поступление на основе отгрузки можно создать в любом статусе.

## Права доступа

- `console.shipments.manage` — Доступ к разделу и списку отгрузок
- `console.shipments.view` — Просмотр документа
- `console.shipments.create` — Создание и копирование отгрузок
- `console.shipments.update` — Изменение шапки и строк черновика
- `console.shipments.delete` — Удаление черновика
- `console.shipments.accepting` — Отгрузка документа и выдача чека
- `console.shipments.rollback-accepting` — Отмена отгрузки

## Частые ошибки

| Сообщение | Причина | Что делать |
| --- | --- | --- |
| Недостаточно товара для отгрузки … В наличии …, резерв: … | Свободного остатка меньше, чем в строке | Уменьшите количество, выберите другой товарный остаток или разрешите отгрузку в минус |
| Списание несуществующего товара … | На складе нет остатка товара с такой характеристикой | Выберите в окне позиции существующий товарный остаток |
| Должен быть хотя бы один товар для оформления документа | В отгрузке нет строк | Добавьте товары |
| Нельзя редактировать проведённую отгрузку | Документ в статусе «Завершён» | Нажмите «Отменить отгрузку», внесите изменения и отгрузите снова |
| Позиция … и характеристикой … уже существует в документе | Один и тот же товар с той же характеристикой добавлен дважды | Измените количество в существующей строке |
| У заказа не задан склад выдачи | Отгрузка создаётся из заказа без склада | Укажите склад выдачи в заказе покупателя |
| Для отгрузки не задан прайслист | Пересчёт цен без прайс-листа | Выберите прайс-лист в документе |
| Ошибка регистрации чека в ОФД: Не удалось авторизоваться | В системе не заданы логин и пароль доступа к ОФД.РУ | Обратитесь к администратору |

## Связанные разделы

- [Заказы покупателей](https://wiki.virtualpos.ru/hc/sales/orders) — Заказы, на основе которых создаются отгрузки, и резервы товаров
- [Товарные запасы](https://wiki.virtualpos.ru/hc/stock/onhand) — Остатки товаров на складах, которые списывает отгрузка
- [Приёмка товара](https://wiki.virtualpos.ru/hc/stock/inflow) — Поступление товара, в том числе на основе отгрузки
- [Прайс-листы](https://wiki.virtualpos.ru/hc/prices/pricelists) — Прайс-листы, из которых берутся цены отгрузки
- [Контрагенты](https://wiki.virtualpos.ru/hc/company/counterparties) — Справочник покупателей и их реквизиты
- [Отправка УПД покупателю и поставщику](https://wiki.virtualpos.ru/hc/edo/outgoing) — УПД по отгрузке через ЭДО