Закупочный модуль включает следующие бизнес-процессы:

• Создание заявки на закупку по каждой торговой точки
• Создание объединённой заявки по территориям расположения торговых точек
• Создание сводного заказа на основе объединённой заявки
• Создание сводного прайс-листа по территориям работы Поставщиков
• Распределение сводного заказа по сводному прайс-листу с учётом критериев настроек
• Отправка заказа Поставщикам с разбивкой по юридическим лицам
• Получение накладных от Поставщиков, приём товара
• Распределение товара по торговым точкам на основе заявок на закупку.

Если предполагается закупать товар сначала на центральный склад, а потом распределять товары по торговым точкам, то необходимо завести склад как новую торговую точку, привязать к территории и установить признак «Главный склад». Если центральный склад состоит из нескольких юридических лиц, то надо создать новые склады по количеству юридических лиц и объединить их одной территорией и признаком «Главный склад». Это нужно, чтобы поставки сначала приходовались на центральном складе и далее распределялись по заявкам торговых точек. Кроме этого по новым заявкам сначала должны вымываться свободные остатки товаров центрального склада.

Бывает необходимость в сокращении внутреннего документооборота при большом количестве юридических лиц. В этом случае большое количество главных складов в разы увеличивает документооборот с Поставщиками и между складами и торговыми точками. В этом случае можно назначать главный склад на торговую точку, через который будет осуществляться распределение заказов по Поставщикам и распределение поступлений по торговым точкам. Для этого в параметрах настройки торговой точки нужно выбрать главный склад для осуществления заказов. В этом случае юридические лица торговых точек и главных складов могут быть разными.

Этот функционал описан в инструкциях по работе с заявками по ссылке. Для закупочного модуля этот блок немного доработан. Есть несколько новых кнопок и дополнительных полей в таблице.

Объединённые заявки нужны в случае закупок через Центральный склад с последующим распределением по торговым точкам. Либо, если нужно закупить товар в одну точку, из которой он будет разъезжаться по перемещениям в другие торговые точки. В этом случае распределительная торговая точка должна иметь признак «Главный склад». Кнопка Объединить заявки позволяет объединить все заявки, имеющие статус «в пути» (Этот статус получают только утверждённые заявки. См здесь. Нельзя объединить заявки по торговым точкам разных территорий. Для созданию объединённой заявки вручную нужно отметить галочками нужные заявки и нажать кнопку Объединить заявки, которая становится активной.

Удобно воспользоваться фильтрами по территории и статусу заявок.

Отфильтровав нужное, можно отметить сразу все заявки на странице, установив галочку в самом верхнем поле.

Кнопка Сформировать объединённые заявки автоматически выбирает все заявки статуса «в пути» и объединяет их по территориям. В результате получаются объединённые заявки с статусом «в пути» и типом «сводная заявка».

Если кликнуть по сводной заявке, откроется страница содержания заявки с аналогичными вкладками Просмотр по товарам, Просмотр по заявкам. На вкладке Просмотр по товарам отражается информация по позициям в заявке с суммарным количеством, информацией по себестоимости, общим остаткам, количеству в пути. При необходимости можно настроить колонки и поменять их порядок.

Если кликнуть по позиции в объединённой заявке, то будет выведено окно с информацией, по каким внутренним заявкам было сформировано общее количество товара к заказу.

В правом верхнем углу экрана отображается информация о суммарном количестве наименований позиций, мест и общей сумме заявки.

На вкладке Просмотр по заявкам отображается информация, из каких внутренних заявок состоит сводная. Можно отметить галочками заявки, нажать Действия⇒расформировать заявку, отмеченные внутренние заявки исключатся из состава объединённой. Если не выделять заявки, то появится сообщение с необходимостью указать заявки для исключения их из сводной. При нажатии кнопки Удалить заявка полностью расформировывается.

Возможно добавлять внутренние заявки в объединённым. Для этого на вкладке Заявки надо выделить внутренние заявки и объединённую одной территории. Затем нажать кнопку Объединить заявки.

В результате внутренняя заявка добавится в объединённую. Это нужно, когда надо объединить заявки по юридическим лицам или когда создана объединённая заявка и розничной точки сформирована ещё одна внутренняя, например, с опозданием.

Удалять товар или редактировать его количество из объединённой заявки нельзя. Эти корректировки делаются до утверждения внутренних заявок. Если в объединённой заявке нажать кнопку Сформировать заказ на закупку, откроется окно заказа и можно продолжить работу с заказом товаров по сводному прайс-листу Поставщиков.

В разделе Поставщики есть вкладка Прайс-лист поставщика. Если прайс-листы Поставщик присылает файлами, то они должны сохраняться в определённые папки. Формат файла csv, не должно быть строк с логотипами, объединённых ячеек и т.д. Только наименования колонок, и в строках заполненные данные.

Пример:

Для загрузки прайса нажать Действия⇒Загрузить новый прайс-лист. Будет предложено выбрать территорию действия прайс-листа, для того чтобы не заказать товар с территории, на которой Поставщик не работает.

Далее будет предложено загрузить цены из файла, если есть готовый шаблон, то нужно выбрать его для загрузки прайс-листа от Поставщика. Если шаблона нет, то надо сопоставить названия колонок и сохранить это сопоставление в виде шаблона для последующего применения. Процедура сопоставления и создания шаблонов описана в инструкции по приёмке товаров.

Рекомендуется в загруженном прайс-листе нажать Действия⇒Обновить сопоставленные товары. Это необходимо для того, чтобы провести автоматическое сопоставление из справочника товаров Поставщика, который находится на соответствующей вкладке. Сопоставление производится по вкладке Справочник товаров Поставщика, затем система находит связки по штрих-коду. Кроме этого, если в справочнике товаров удаляются некорректные сопоставления, также необходимо загрузить прайс-лист по-новому, чтобы в заказ не попали такие позиции.

У прайс-листа возможно установить срок актуальности. Данная настройка устанавливается на вкладке Поставщики ⇒ Основные сведения, нажать Изменить и установить «Время жизни прайса Поставщика» в днях, часах.

Для просмотра загруженного прайс-листа необходимо зайти в перечень прайс-листов Поставщика по вкладке Поставщик ⇒Прайс-лист Поставщика и кликнуть по выбранному прайс-листу.

В открывшемся прайс-листе есть возможность сопоставить позиции вручную, если это необходимо. Для этого нажать на знак «+» и выбрать позицию из номенклатурного справочника, соответствующую позиции из прайс-листа.

Если Поставщик обновил прайс-лист в период актуальности предыдущего, то будет использоваться последний актуальный прайс-лист. Сводный прайс-лист формируется по всем актуальным прайсам Поставщиков в момент формирования заказа. Поиск по сводному прайс-листу и сопоставление будут рассмотрены в разделе «Создание заказов».

Заказы создаются на основе сводных или обычных заявок. Чтобы создать заказ, нужно кликнуть по заявке. Для удобства можно отфильтровать заявки по колонке «Тип заявки» и выбрать сводные или обычные.

Сформировать заказ можно только по заявке, которая имеет статус «в пути». Для этого надо кликнуть по заявке и нажать кнопку Сформировать заказ на закупку.

После будет осуществлён автоматический переход в заказ по этой заявке. При формировании заказа автоматически создаётся сводный прайс-лист из всех актуальных прайс-листов Поставщиков, которые относятся к территории торговых точек, входящих в заказ. Но распределения заказа по сводному прайс-листу не происходит. Для этого необходимо отдельное действие, описанное в разделе Работа с заказом.

Все заказы возможно просмотреть на вкладке Заказы на закупку, которые можно отсортировать по дате создания, отфильтровать по территории.

Для входа в заказ нужно кликнуть по конкретному заказу. В шапке заказа есть несколько управляющих кнопок: Редактировать, Пересобрать сводный прайс-лист, Пересчитать заказ, Утвердить всё, Очистить

Кнопка Редактировать позволяет установить дополнительные критерии распределения заказа которые будут отображаться в комментариях к распределённым в заказе позициям. Установка критериев будет описана в отдельной главе.

Кнопка Пересобрать сводный прайс-лист позволяет сформировать сводный прайс-лист заново. Это может понадобиться, если Поставщик прислал более свежие данные или перед распределением заказа появился новый Поставщик, прайс которого нужно учесть в сводном прайс-листе.

Кнопка Пересчитать заказ распределяет позиции в заказе следующим образом:

• в первую очередь в заказ попадают имеющиеся в наличии позиции с центрального склада (при его наличии);
• во вторую очередь заказываются позиции по сводному прайс-листу по принципу приоритета минимальной цены, если не заданы ограничивающие критерии или коэффициенты.

Каждое нажатие кнопки Пересчитать заказ перераспределяет позиции по прайс-листу заново и отменяет все ранее сделанные ручные корректировки.

Кнопка Утвердить всё утверждает заказ, появляется возможность выгрузки и отправки заказа по Поставщикам. Кнопка Очистить очищает распределения кроме тех, которые утверждены вручную. Подробнее о ручном утверждении ниже в описании вкладки Просмотр распределённых товаров.

Раздел заказа состоит из нескольких вкладок: Сводный прайс-лист, Просмотр товаров в заказе, Просмотр распределённых товаров, Просмотр нераспределённых товаров, Просмотр итогов по заказу.

Вкладка Сводный прайс-лист. Можно просматривать все предлагаемые поставщиками товары с остатками и сроками годности. При необходимости можно применять сортировку по возрастанию, убыванию отображения данных, фильтры и поиск товаров, настроить дополнительные колонки.

Здесь же можно сопоставить позиции по принципу, описанному в разделе «Сводный прайс-лист». Если кликнуть по стрелке у названия позиции, то будет осуществлён переход в карточку товара для возможности внесения коррекций.

Вкладка Просмотр товаров в заказе дублирует информацию, которая содержится в сводном заказе. При клике на позицию появляется информация по заявкам, из которых сформировано суммарное количество заказа.

На вкладке Просмотр распределённых товаров отображается информация по позициям, распределённым по сводному прайс-листу: сколько в заказе, сколько заказано, сколько не распределено. Для фильтра только не полностью распределённых товаров можно в колонке «Осталось распределить» указать значение «>0». Полный список нераспределённый товаров можно посмотреть на отдельной вкладке.

При клике на позицию в нижней части экрана отображается информация детализации распределения позиции по Поставщикам, у которых закуплен товар, и у кого есть на остатках, но не закуплен.

При заказе товар сначала забирается с центрального склада (при его наличии и установленном признаке «Главный склад»), затем у остальных Поставщиков. В поле «Заказано» можно изменить заказы по Поставщикам или перераспределить их вручную, кликнув по количеству в колонке «Заказано». Нельзя заказать больше, чем количество по заявке. Нужно учесть, что заказ в колонке «Заказано» распределяется сверху вниз. Это означает, что если нужно добавить количество в прайс Поставщика ниже по строке, то это количество нужно уменьшить у Поставщика выше по строке. В этом случае товар автоматически перераспределится к Поставщику строкой ниже при условии, что у него есть необходимое количество товара.

Например, распределение такое:

Нужно купить все у третьего Поставщика. Обнуляем количество у первого.

Получается новое перераспределение автоматически

Обнуляем количество у второго

Заказ автоматически перераспределяется на третьего Поставщика

При необходимости в детализации распределения можно воспользоваться кнопкой ИСТОРИЯ ЗАКУПОК. Её нажатие открывает новое окно с историей поступлений с указанием количества товара в поступлении, цены в поступлении и ссылкой на документ поступления.

В истории поступлений можно задать глубину поставок до 180 дней и получить информацию сводную и детализированную информацию по закупочным ценам в этот период.

После ручных корректировок можно нажать кнопку Утвердить всё и заказ станет доступным для отправки Поставщикам. Другой способ выбора товаров для отправки Поставщикам – это ручное утверждение позиций. Можно по каждому товару после внесения корректировок или при согласии с распределением отдельно нажимать ПРИНЯТЬ в колонке «Утверждено». Утверждённый товар сразу добавляется к сводной информации на вкладку Просмотр итогов по заказу. Для предотвращения дальнейшего редактирования можно по кнопке Очистить удалить все остальное (не утверждённое) системное распределение и после нажать Утвердить всё.

В колонке «Замечания» отображается информация по установленным критериям, на которые стоит обратить внимание, перераспределить заказ вручную или оставить без изменения. Подробнее в разделе Настройка критериев. В колонке «Минимальная закупочная цена» отображается минимальная цена за последние 6 месяцев.

На вкладке заказа «Просмотр распределённых товаров можно вывести колонку «Замечания по распределению». Далее фильтром отобрать конкретные типы замечаний и вручную перераспределить товар по Поставщикам с учётом этих замечаний.

На вкладке Просмотр нераспределённых товаров отображается информация по товарам, которые не закуплены. Это означает следующее:

• требуемого для заказа количества нет в предложениях Поставщиков;
• товары в заказе отсутствуют в сводном прайс-листе;
• в сводном прайс-листе присутствуют несопоставленные товары.

При клике на позицию в нижней части экрана отображается информация по возможному наличию товара в сводном прайс-листе. В колонке «Свободный остаток» отображаются свободные остатки товара на складе Поставщика, учитывающие зарезервированные заказом количества. При отсутствии сопоставления система автоматически подбирает похожие товары для быстрого сопоставления.

При нажатии на знак «+» в колонке «Название» после надписи «товар не сопоставлен», произойдёт автоматическое сопоставление выделенной в заказе позиции с наименованием выбранной позиции Поставщика. Свободное количество указанного товара Поставщика сразу распределится в заказе, увеличив распределённое количество товара. В поле «Наименование товара у поставщика» организован умный поиск. Можно вводить сегменты товара через пробел в произвольном порядке, и система подберёт подходящие наименования по сводному прайс-листу. Например, для поиска у Поставщиков позиции АЗИТРОКС КАПС. 250МГ N6 достаточно набрать «АЗИ 250 КАП 6». Рекомендуется выводить поле с указанием Производителя во избежание ошибок сопоставлений.

На вкладке Просмотр итогов по заказу отображается сводная информация по заказам от всех юридических лиц по всем Поставщикам.

По кнопкам Развернуть по организациям и Развернуть по поставщикам форма итогов отображает соответствующие группировки утверждённого заказа.

Есть возможность развернуть заказы с детализацией до позиций. Для этого нужно нажать «+» по строке Поставщика или организации.

В режиме просмотра по организациям есть кнопка Загрузить все. После её нажатия выгружается архив файла заказа с папками по юр лицам и Поставщикам, в том числе и заказы с оптового склада. Структура выгрузки выглядит следующим образом:

Также есть возможность отдельной выгрузки файлов по Поставщикам. Для этого в строке Поставщика нажать символ выгрузки.

Конечный файл заказа содержит все необходимые поля для формирования Поставщиком документа поставки. В первой колонке содержится номер заказа, к которому относится данный файл. Этот номер важен далее при сопоставлении поступления с заказом.

При анализе управляющих кнопок заказа было дано описание кнопки Утвердить все. После нажатия этой кнопки Заказ переходит в стадию «Заказ утверждён», В результате появляется информация на вкладке «Просмотр итогов по заказу» и возможность выгрузки заказов по Поставщикам в файл. Страница заказа преобразовывается: убираются кнопки редактирования и пересчётов. Добавляется кнопка Ожидание поступления.

Если нажать Ожидание поступления, заказ перейдёт в стадию «Заказ в пути».

В стадии «Заказ в пути» формируются перемещения с центрального склада в аптеки на основании распределённых товаров заказа. Перемещения формируются в статусе «Черновик», но товар по этим перемещениям резервируется на складе.

Возможности по работе с заявками, заказами и перемещениями в зависимости от стадии заказа сведены в таблицу.

В стадии «Заказ в пути» доступна кнопка Закрыть заказ. После её нажатия закрываются все внутренние заявки по заказу. Не поступивший по заказу товар освобождается из состояния «в пути» и учитывается в потребности новых заявок.

Критерии – это приоритеты или ограничения, влияющие на распределение товаров по прайс-листам Поставщиков. В системе есть следующие критерии: Время жизни прайса Поставщика, Коэффициент Поставщика, Предпочитаемые Поставщики, Ценовой коридор, Ограничения по сроку годности.

Критерий Время жизни прайса Поставщика ограничивает актуальность действующего прайс-листа. Связано с тем, что в момент заказа важна актуальная информация по ценам и остаткам. В противном случае есть риск закупки по другой цене и риск отказа из-за отсутствия необходимого количества товара. Данный критерий устанавливается в меню «Поставщики». Далее выбрать конкретного Поставщика и вкладку «Основные сведения». Время жизни прайса Поставщика устанавливается в днях и часах.

По истечении заданного срока прайс-лист Поставщика теряет актуальность и не будет включаться в сводный прайс-лист. Рекомендуется устанавливать актуальность прайс-листа менее суток, чтобы всегда использовать корректные данные по ценам и остаткам. Большой срок жизни прайс-листа устанавливают по Поставщикам, которые предлагают эксклюзивный ассортимент, поддерживают постоянное наличие товара и стабильные цены.

Критерий Коэффициент Поставщика позволяет расставить ценовые приоритеты при распределении заказа. Коэффициент устанавливается в процентах, на него умножается цена поставщика в прайс-листе. Установить коэффициент по Поставщику можно на вкладке «Основные сведения» там же, где и время жизни прайса. В примере установлен коэффициент 0.9, это означает, что при распределении заказа по этому Поставщику цены будут учитываться на 10% ниже, чем в прайс-листе этого Поставщика.

В прайс-листе Поставщика это выглядит следующим образом:

У Поставщика 3 и 4 одинаковые цены на ВИКС АКТИВ и составляют 170 рублей, но цены Поставщика 3 умножаются на коэффициент 0.9 и при распределении цена с коэффициентом учитывается как 153 рубля (колонка «Цена с коэффициентом»). Таким образом, сначала эта позиция будет закупаться у Поставщика 3. Данный критерий используется при отличающихся условиях поставок, например, отличия по отсрочке платежей. Подробнее данные примеры рассмотрены в статье.

Критерий Предпочитаемые Поставщики определяет приоритет на закупку товаров у конкретных Поставщиков. Если на позиции установлен критерий закупки у конкретных Поставщиков, то заказ позиции будет рассматриваться только из прайсов этих Поставщиков, не зависимо от коэффициентов цен. Критерий устанавливается в меню «Товары», далее выбрать позицию нажать ИЗМЕНИТЬ и установить приоритетных Поставщиков при необходимости. Для удобства в меню «Товары» можно вывести колонку «Предпочитаемый Поставщик». Для массового изменения предпочитаемых Поставщиков возможно воспользоваться загрузкой и изменением данных через таблицу. Если при загрузке через таблицу нужно загрузить несколько предпочитаемых Поставщиков, их надо указывать через запятую.

Таким образом, если по предыдущему критерию коэффициента товар приоритетно закупался у Поставщика 3 из-за понижающего коэффициента, то при установке приоритета по Поставщику 4, товар у Поставщика 3 не будет закуплен.

В замечаниях появится запись, что Поставщик 3 не является предпочитаемым. Данный критерий используется, если Поставщик уплачивает дополнительные бонусы за закупку товаров или поставляет эксклюзивную продукцию на особых условиях, например, по оплате после реализации товара.

Критерий Ценовой коридор используется для контроля изменения закупочных цен. Критерий устанавливается в настройках заказа. Для входа в режим нужно войти в заказ и нажать кнопку РЕДАКТИРОВАТЬ.

В результате появится меню настройки параметров ценового коридора.

Сначала необходимо установить тип ценового коридора:

• По последней закупке – учитывается последняя закупочная цена товара;
• По средневзвешенной себестоимости – за базовое значение для сравнения с прайсами Поставщиков принимается средневзвешенная себестоимость, учитывающая остатки и закупочные цены по этим остаткам. Рекомендуемый параметр.
• По минимальной цене закупки – за базовое значение принимается минимальная цена закупки за историю закупок.

Далее устанавливаются границы ценового коридора. При распределении заказа в замечаниях будет указано, что по выбранной позиции у Поставщика есть превышение установленного ценового коридора. Данный критерий используется для контроля динамики изменения цен Поставщиками и предупреждения спекулятивных цен при дефектуре товарных предложений.

Критерий Ограничение по сроку годности используется для контроля закупок товаров с ограниченным сроком годности. Критерий устанавливается в днях в настройках заказа. Пример приведён в настройках предыдущего Ценового критерия. При распределении заказа в замечаниях отображается информация о превышении критерия для принятия решения о закупке.

После отправки заказов Поставщикам необходимо получить от них электронные накладные поступлений для загрузки в систему. Важно, чтобы в накладных Поставщик указывал те же наименования, коды товаров, которые указываются в прайс-листах. Хорошо, если Поставщик сохранит кроме своего наименования товара код и наименование товара в VirtualPOS. В отправляемом Поставщику файле заказа содержится колонка с номером заказа в ViptualPOS.

Если в присланной накладной Поставщик указывает номер заказа, то при сопоставлении документа с шаблоном в VirtualPOS поступление автоматически привяжется к заказу. Если такой колонки нет, то присланный файл необходимо сохранить с указанием номера заказа. Например, Поставщик прислал файл с именем «Поставщик 1_№123». При сохранении нужно добавить номер заказа: «Поставщик 1_№123_vp51». Тогда система из названия файла сопоставит поступление с номером заказа. Как принимать поступление и создавать шаблоны, описано в соответствующей инструкции

После приёма поступления в системе будут автоматически созданы перемещения с центрального склада в торговые точки в соответствии с заявками.

Созданные перемещения автоматически резервируют товар на главном складе. Зарезервированное количество отображается в товарных запасах по конкретному складу по конкретной позиции.

Если есть необходимость вручную изменить резерв, то необходимо выгрузить данные о резерве в файл, поменять значение и загрузить в систему. Важно помнить, что эти ручные изменения влияют на распределение заказов.

После подготовки товара к отгрузке необходимо кликнуть по соответствующему перемещению и нажать Отправить товар. По этой процедуре товар спишется со склада отправителя, перемещение из статуса «черновик» перейдёт в статус «в пути». Количества в резерве автоматически уменьшатся на количество отгружаемого товара.

Для приёма поступления необходимо нажать Принять товар. Товар будет принят на склад получателя.

Нажмите Действия⇒Печатные формы для распечатки необходимых документов.

• Приемка товара
• Ценообразование
• Закупки. Работа с заявками на закупку

<< Вернуться к содержанию