Инкассация
Инкассация — сдача наличных из главной кассы точки продаж в банк. Вы указываете сумму и реквизиты, система списывает деньги из главной кассы, создаёт расходный кассовый ордер и печатает препроводительную ведомость к сумке.
Общее описание
- Сейф Наличные из касс попадают в главную кассу при закрытии смены.
- Инкассация Сотрудник оформляет инкассацию: сумму, номер сумки, количество купюр и монет.
- Ордер В главной кассе появляется расход «Инкассация» — расходный кассовый ордер.
- Ведомость Печатается препроводительная ведомость к сумке.
Инкассируются деньги из главной кассы. Чтобы сдать выручку кассы, сначала закройте на ней смену — наличные перейдут в главную кассу (см. Закрытие смены и сверка выручки).
Список инкассаций
Откройте Точки продаж и кассы → Точки продаж, нажмите на точку продаж и перейдите на вкладку «Инкассация».
Вверху — тот же блок «Сумма наличных денег в магазине», что и на вкладке главной кассы: по нему видно, сколько можно сдать. Ниже — «История инкассаций»:
| Дата создания | Дата и время инкассации |
| Сумма | Сумма инкассации |
| Номер сумки | Номер инкассаторской сумки |
| Транзакция | Ссылка на расходный ордер в главной кассе |
| Кем создано | Сотрудник, оформивший инкассацию |
Кнопка «Печать» в строке открывает «Препроводительную ведомость к сумке». Остальные колонки — реквизиты организации и банков, количество купюр — включаются через Действия → Настроить колонки….
Новая инкассация
- Нажмите «Новая инкассация».
- Заполните количество купюр и монет — сумма инкассации посчитается сама. Или введите сумму вручную.
- Укажите номер сумки и проверьте реквизиты.
- Нажмите «Сохранить».
Основные данные
| Сумма инкассации | Сумма, которая сдаётся в банк. Обязательное поле. Не может быть больше остатка главной кассы |
| Номер сумки | Номер инкассаторской сумки |
| Источник поступления | По умолчанию — «Поступления от продажи товаров» |
| Дата осуществления | Дата инкассации, по умолчанию — сегодня |
Количество купюр и монет
Справа — номиналы от 5000 рублей до 1 копейки. Введите количество купюр и монет каждого номинала: поле «Сумма инкассации» пересчитывается при каждом изменении.
Если количество купюр заполнено, сумма инкассации должна с ним совпадать. Если не заполнено ни одно поле, сумма вводится вручную и не проверяется.
Реквизиты
| Инкассируемая организация | Название организации, название, адрес и ИНН подразделения |
| Счет организации для зачисления | Расчётный и корреспондентский счёт |
| Банк-вноситель | Банк, который забирает наличные из магазина |
| Банк-получатель | Банк, который принимает наличные по инкассации |
Реквизиты организации и счёт заполняются автоматически из юридического лица точки продаж и её карточки. Если юридическое лицо не указано, система предупредит: «Для автоматического заполнения документа укажите «Основное юр. лицо» в карточке точки продаж».
Банки выбираются из списка поставщиков с типом «Банк». Чтобы банк появился в списке, добавьте его в справочник поставщиков с этим типом.
Что происходит после сохранения
Система сообщит «Инкассация выполнена успешно» и откроет список инкассаций.
| Главная касса | Остаток уменьшается на сумму инкассации. В списке операций появляется расход «Инкассация» со ссылкой на инкассацию |
| Номер ордера | Расходному ордеру присваивается следующий номер |
| Кассовая книга | Операция попадает в лист кассовой книги за день инкассации |
Инкассация другим днём
Если в поле «Дата осуществления» указан не сегодняшний день, расходный ордер датируется выбранным днём. Номера ордеров при этом перестают идти по порядку, и система сразу сообщит: «Обнаружены ошибки нумерации в следующих документах». Нажмите «Исправить» в сообщении — ордера будут перенумерованы по дате (см. Проверка последовательности документов).
Исправление и отмена
Отдельной формы изменения у инкассации нет. Сумму исправляют через операцию в главной кассе, отменяют инкассацию — удалением этой операции:
- На вкладке «Главная касса (сейф)» найдите расход «Инкассация».
- В меню строки выберите «Редактировать …».
- Измените сумму и сохраните — или нажмите «Удалить операцию».
При изменении суммы операции меняется и сумма инкассации, а количество купюр и монет в ней очищается. При удалении операции инкассация удаляется, деньги возвращаются в остаток главной кассы.
Внимание. Изменить или удалить операцию можно только в течение суток — см. Изменение и удаление операции.
Права доступа
console.warehouse.encashment.manage | Список инкассаций |
console.warehouse.encashment.create | Создание инкассации |
console.warehouse.encashment.view | Просмотр инкассации |
console.warehouse.encashment.* | Полный доступ к инкассациям |
Частые ошибки
| Сообщение или ситуация | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Недостаточно денежных средств в главной кассе для совершения операции | Сумма инкассации больше остатка главной кассы | Проверьте остаток. Если выручка ещё в кассе — закройте смену |
| Сумма инкассации (…) должна совпадать с суммой купюр и монет (…) | Сумма изменена вручную и не совпадает с количеством купюр | Исправьте количество купюр или очистите эти поля и введите только сумму |
| Необходимо заполнить поле «Сумма инкассации». | Не указана сумма | Введите сумму или количество купюр |
| Для автоматического заполнения документа укажите «Основное юр. лицо» в карточке точки продаж | У точки продаж не указано юридическое лицо | Укажите юридическое лицо в карточке точки продаж или заполните реквизиты вручную |
| Список банков пуст | В справочнике поставщиков нет поставщиков с типом «Банк» | Добавьте банк как поставщика с типом «Банк» |
| Обнаружены ошибки нумерации в следующих документах | Инкассация оформлена не сегодняшним днём | Нажмите «Исправить» в сообщении |
| Реквизиты счёта не заполнились | У юридического лица не указан банковский счёт | Заполните счёт в карточке юридического лица |