outboxОтгрузка со склада

Документ, которым оформляется продажа товара со склада покупателю: оптовая поставка, продажа юридическому лицу или передача товара по заказу. После отгрузки товары списываются с остатков склада.

Отгрузка фиксирует передачу товаров со склада покупателю и автоматически списывает их с остатков. По отгрузке можно распечатать УПД и счёт, выдать покупателю чек через ОФД и выгрузить УПД для электронного документооборота (ЭДО).

Типичный процесс:

Раздел открывается через меню Продажи → Отгрузка со склада. Документы показываются карточками или таблицей — вид переключается кнопками справа над списком и запоминается для каждого пользователя.

В таблице по умолчанию выводятся колонки:

Дополнительно можно включить колонки «Заказ покупателя», «Организация», «Прайс-лист», «Себестоимость», «Комментарий», даты и авторов создания и изменения, «GUID» и дополнительные поля: иконка шестерёнки → Настроить колонки….

Кнопка «Поиск» → Настроить фильтры… открывает окно «Фильтры по отгрузкам»: период, статус, склад, контрагент и номер документа (можно ввести часть номера). Отфильтровать список по складу, контрагенту или номеру можно и из контекстного меню ячейки таблицы. Сбросить фильтры — «Поиск» → Сбросить все фильтры.

Кнопка «Выгрузить в Excel» сохраняет список отгрузок с учётом фильтров.

Нажмите «Добавить отгрузку» и заполните форму:

После сохранения открывается страница документа в статусе Черновик. Товары добавляются уже на ней.

Поля шапки черновика можно менять прямо на странице документа — изменение сохраняется сразу. Кнопка «Изменить» открывает ту же форму, что и при создании.

В карточке заказа покупателя выберите Создать на основе → Отгрузку со склада. Система создаст черновик отгрузки:

• склад — склад выдачи заказа (если он не указан, появится сообщение «У заказа не задан склад выдачи»);
• продавец — организация склада;
• покупатель — «Розничный покупатель»;
• прайс-лист — из заказа, комментарий — «По заказу #номер»;
• строки — товары, характеристики, количество, цены и коды маркировки из заказа.

Товары, зарезервированные под заказ, при отгрузке снимаются с резерва и списываются. У таких строк нельзя изменить количество и товарный остаток — об этом подсказывает значок замка.

Создать на основе → Отгрузку (сделать копию) создаёт новый черновик с той же шапкой и строками и новым номером. Удобно для регулярных поставок одному покупателю.

Добавлять и менять товары можно только в черновике.

Способы добавить товары:

• Поиск в строке «Добавить товар» под таблицей: начните вводить название, артикул или штрихкод. В результатах — только товары, которые есть в наличии на складе отгрузки. Товар добавляется в количестве 1 шт; если он уже есть в документе, количество увеличивается.
• «Подобрать товары…» — окно подбора из каталога с группами товаров, фильтрами и корзиной. В режиме «Сканер» товары добавляются сканированием штрихкодов. Отметьте товары, укажите количество в корзине и нажмите «Добавить в документ».
• «Загрузить из файла» — загрузка готового списка из текстового файла или вставка из Excel. Мастер импорта проведёт по шагам: источник, шаблон, формат, сопоставление полей, загрузка.

Под названием товара показываются количество считанных марок, себестоимость и характеристика. Количество и цену можно менять прямо в таблице.

Цветная точка рядом с количеством показывает, хватает ли товара на складе (наведите на неё курсор, чтобы увидеть остаток и резерв):

Нажмите на название товара, чтобы открыть окно позиции:

Меню ⋮ в конце строки: Перейти в карточку товара, Перейти в товарный остаток, Удалить строку.

Цены берутся из прайс-листа, выбранного в документе. Если у товара в прайс-листе нет цены, её нужно ввести вручную.

При смене прайс-листа в черновике система предложит пересчитать цены уже добавленных строк:

• «Да, заменить» — цены всех строк возьмутся из нового прайс-листа (товар, которого в нём нет, получит цену 0);
• «Оставить как есть» — цены строк не изменятся.

Когда товары добавлены и проверены, нажмите «Отгрузить».

При отгрузке система проверяет каждую строку. Если хотя бы одна строка не проходит проверку — например, товара не хватает на складе, — документ не отгружается целиком, и остатки не меняются.

По умолчанию нельзя отгрузить больше, чем есть на складе с учётом резервов. Разрешить отрицательные остатки можно в параметрах раздела: иконка гаечного ключа справа вверху списка → Настроить параметры отгрузок… → Отгрузка в минус: Разрешено.

Кнопка «Печать» на странице отгрузки открывает список печатных форм:

• УПД — универсальный передаточный документ (счёт-фактура и передаточный документ);
• Счёт по отгрузке.

В печатных формах используются реквизиты организации-продавца и покупателя из справочников, НДС выделяется по ставкам товаров. Проверьте, что у организации и контрагента заполнены ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.

Если покупатель платит за отгруженный товар, по завершённой отгрузке можно пробить чек через оператора фискальных данных (ОФД). Кнопка «Выдать чек» есть у любой завершённой отгрузки — тип покупателя (юридическое или физическое лицо) не важен, в чек попадают только товары, суммы и контакт, который вы укажете.

Меню «Выгрузить»:

• в ЭДО — скачивает XML-файл УПД (формат ФНС 5.03) для загрузки в систему электронного документооборота. Подписантом указывается руководитель организации-продавца — заполните его ФИО в карточке организации;
• в Excel — выгружает строки отгрузки в таблицу.

Меню «Создать на основе» доступно, когда в отгрузке есть товары:

Удалить можно только черновик. Копию, заказ покупателя и поступление на основе отгрузки можно создать в любом статусе.