Контрагенты
Справочник поставщиков и покупателей, с которыми оформляются документы, — организаций, предпринимателей и физических лиц: реквизиты, роли контрагента и товары поставщика.
Общее описание
Контрагент — внешняя сторона документа: от поставщика товар поступает, покупателю отгружается. Справочник один, а в меню у него два пункта, и оба открывают один и тот же список:
- Продажи → Контрагенты;
- Закупки → Поставщики.
| Поступление | Контрагент — поставщик товара |
| Заказ поставщику | Контрагент — поставщик, которому отправляется заказ |
| Отгрузка со склада | Контрагент — покупатель |
| Возврат поставщику | Контрагент — поставщик, которому возвращается товар |
Контрагент и клиент — разные справочники. Клиенты с дисконтными картами и бонусами ведутся в разделе Клиенты. Контрагент — это сторона накладной: организация, предприниматель или физическое лицо. Физическое лицо отмечают признаком «Физ. лицо» и при необходимости связывают с записью клиента — см. Роли контрагента.
Список контрагентов
Откройте Продажи → Контрагенты. В таблице — название, юридическое название и ИНН; поля под заголовками — фильтры. Нажмите на строку, чтобы открыть карточку; значки в конце строки — изменение и удаление.
Меню «Действия»:
| Настроить колонки… | Добавляет колонки: телефон, email, сайт, «Поставщик», «Покупатель», «Физ. лицо» |
| Выгрузить в файл | Сохраняет список контрагентов в файл |
| Загрузить через таблицу… | Открывает таблицу для вставки списка из Excel — см. ниже |
Как добавить контрагента
- Нажмите «Добавить» над списком.
- Введите название — единственное обязательное поле.
- Заполните реквизиты, которые нужны в документах: юридическое название, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты.
- В блоке «Роли контрагента» отметьте, поставщик это, покупатель или оба сразу.
- Нажмите «Сохранить».
Общая информация
| Название | Короткое название для списков и выбора в документах. Обязательное поле |
| Юридическое название | Полное название — для печатных форм |
| Фамилия руководителя, Имя руководителя | Руководитель контрагента — для печатных форм |
| Код | Ваш внутренний код контрагента |
| ИНН, КПП, ОКПО, ОКОНХ | Реквизиты для документов |
| Корреспондентский счет, Расчетный счет, БИК, Банк | Банковские реквизиты. БИК — ровно девять цифр |
| Адрес, Факт. адрес | Юридический и фактический адреса |
| Телефон, email, сайт | Контакты. Адрес сайта указывайте полностью, с https:// |
Для УПД и счёта-фактуры по отгрузке у покупателя должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.
Роли контрагента
| Поставщик | «Да» — в карточке контрагента появляются вкладки «Справочник товаров поставщика» и «Прайс-лист поставщика» |
| Покупатель | «Да» — контрагент покупает у вас товар |
| Физ. лицо | «Да» — контрагент является физическим лицом, а не организацией. Вместо поля «Внутреннее юр. лицо» появляется «Внутренний клиент» |
| Внутреннее юр. лицо | Укажите, если контрагент — одно из юридических лиц вашей компании. Так оформляют передачу товара между своими организациями |
| Внутренний клиент | Укажите, если контрагент — один из ваших клиентов |
Роли «Поставщик» и «Покупатель» не ограничивают выбор: любого контрагента можно указать и в поступлении, и в отгрузке. Они нужны, чтобы различать контрагентов в списке и открыть вкладки поставщика.
Другие параметры
| Коэффициент поставщика | Множитель, на который умножаются цены прайс-листа поставщика при сравнении предложений. По умолчанию 1 |
| Время жизни прайса поставщика (дней), (часов) | Сколько времени загруженный прайс-лист поставщика считается актуальным |
| Идентификатор во внешней системе | Ид контрагента в вашей учётной системе — для обмена данными |
Карточка контрагента
На вкладке «Основные сведения» — реквизиты, роли и другие параметры. Кнопка «Изменить» внизу открывает форму, «Удалить» в правом верхнем углу удаляет контрагента.
У поставщика есть ещё две вкладки:
| Справочник товаров поставщика | Как товар называется и какой код у него в накладных поставщика и какому вашему товару он соответствует. Нужен для загрузки накладных — см. Товары поставщика и сопоставление |
| Прайс-лист поставщика | Загруженные прайс-листы поставщика с его ценами |
Загрузка списком
Если контрагентов много, загрузите их одной таблицей.
- В списке контрагентов выберите Действия → Загрузить через таблицу…
- Вставьте в таблицу строки из Excel (Ctrl+C, Ctrl+V) или заполните её вручную. Обязательна колонка «Название»; ненужные колонки можно убрать, порядок — поменять.
- Запустите загрузку.
Контрагент с названием, которое уже есть в справочнике, не дублируется: его данные обновляются.
Служебные контрагенты
Контрагент «Розничный покупатель» создаётся автоматически, когда отгрузка оформляется по заказу покупателя: он подставляется в отгрузку покупателем. Не удаляйте и не переименовывайте его.
Удаление
Удалить можно только контрагента, по которому нет документов. Иначе появится сообщение «Удаление невозможно. Эта запись используется в других объектах.»
Права доступа
console.supplier.manage | Оба пункта меню и список контрагентов |
console.supplier.view | Просмотр карточки |
console.supplier.create | Кнопка «Добавить» и загрузка через таблицу |
console.supplier.update | Изменение |
console.supplier.delete | Удаление |
Частые ошибки
| Ситуация | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| В карточке нет вкладок «Справочник товаров поставщика» и «Прайс-лист поставщика» | У контрагента не отмечена роль «Поставщик» | Откройте контрагента для изменения и выберите «Поставщик» — «Да» |
| Форма не сохраняется из-за поля «БИК» | БИК должен состоять ровно из девяти цифр | Исправьте БИК или оставьте поле пустым |
| Форма не сохраняется из-за поля «сайт» | Адрес указан без https:// | Введите адрес полностью |
| Удаление невозможно. Эта запись используется в других объектах. | По контрагенту есть документы | Оставьте контрагента в справочнике |
| В печатной форме отгрузки пустые реквизиты покупателя | У контрагента не заполнены ИНН, КПП, адрес или банковские реквизиты | Заполните реквизиты в карточке контрагента |
| Нужного человека нет в списке контрагентов | Клиенты программы лояльности ведутся в отдельном справочнике и в контрагенты автоматически не попадают | Добавьте контрагента с признаком «Физ. лицо» и выберите клиента в поле «Внутренний клиент» |