Смена и отчёты
Кассовая смена, отчёт без гашения (X-отчёт) и закрытие смены со сверкой наличных и безналичных итогов.
Общее описание
Смена — период работы кассы между двумя закрытиями. В неё попадают все чеки, возвраты, внесения и выплаты. Номер смены виден в каждом чеке и в списке продаж.
- Начало Открывать смену отдельно не нужно: она начинается с первой операции после закрытия предыдущей.
- Работа Кассир продаёт, оформляет возвраты, вносит и выплачивает наличные.
- Контроль В любой момент можно напечатать отчёт без гашения и сравнить выручку с деньгами в ящике.
- Закрытие В конце дня кассир пересчитывает наличные, сверяет итоги и закрывает смену. Счётчики обнуляются.
Смена не может длиться больше 24 часов. Это требование к фискальным регистраторам. Если смену не закрыли вовремя, касса покажет окно «Превышен лимит смены продаж в 24 часа, закройте смену» и не даст продавать, пока смена не будет закрыта.
Отчёт без гашения (X-отчёт)
Выберите Кассовые операции → Печать отчета без гашения. Касса покажет «Выполняется печать X-отчета. Пожалуйста, подождите…», и фискальный регистратор напечатает итоги с начала смены: выручку наличными и по картам, возвраты, внесения и выплаты.
X-отчёт ничего не меняет — смена продолжается. Его печатают, чтобы проверить кассу при передаче другому кассиру или найти расхождение до закрытия смены.
В режиме товарных чеков X-отчёт недоступен: печатать его не на чем. Текущие суммы смотрите в меню денежных средств на верхней панели.
Закрытие смены
Перед закрытием:
- завершите или удалите текущий чек;
- оформите незарегистрированные внесения и выплаты — см. Внесение и выплата;
- помните, что отложенные чеки удалятся.
Выберите Кассовые операции → Закрыть смену. Откроется мастер из пяти шагов.
Шаг 1. Сбор данных
Касса запрашивает итоги у фискального регистратора и банковского терминала. Обычно это занимает несколько секунд.
Если устройство не ответило, касса покажет ошибку и предложит:
- «Попробовать снова» — после того как вы устранили неисправность;
- «Продолжить с ошибкой» — закрыть смену без банковского терминала, если исправить проблему невозможно.
Шаг 2. Ввод наличных
Пересчитайте деньги в ящике и введите фактическую сумму. Ниже показана расчётная сумма — сколько должно быть по данным кассы. На этом шаге касса открывает денежный ящик.
Вводите то, что насчитали на самом деле, даже если сумма не сходится: расхождение попадёт в отчёт о закрытии, и с ним можно будет разобраться.
Шаг 3. Ввод безнала
Шаг появляется, если на кассе настроен банковский терминал.
- Терминал Подключён к кассе Справа показан отчёт терминала. Найдите в нём сумму операций за день и введите её в поле.
- Терминал Автономный Напечатайте X-отчёт на самом терминале и введите сумму из него.
Шаг 4. Сверка финансовых итогов
Касса сравнивает три источника: данные фискального регистратора и терминала, собственный учёт продаж и суммы, которые ввёл кассир.
| Проверка недосдачи/излишков денег в кассе | Фактическая сумма наличных против расчётной |
| Сверка с банковским терминалом | Сумма, введённая кассиром, против отчёта терминала |
| Сверка с СБП | Оплаты по QR-коду |
| Сверка наличных операций с системой | Наличная выручка регистратора против продаж, учтённых кассой |
| Сверка безналичных операций с системой | Безналичная выручка регистратора против продаж, учтённых кассой |
| Обмен данными с терминалом | Удалось ли получить итоги терминала |
Зелёная галочка — итоги сошлись, красный значок — расхождение, в колонке «Результат» указано, на сколько. Если всё совпало, касса сообщит «Финансовые результаты совпали». Если нет — «В финансовых результатах выявлены расхождения».
Что делать при расхождении:
- Вернуться и исправить. Нажмите «Назад», если ошиблись при вводе суммы, или «Отмена», чтобы выйти из мастера, оформить забытую выплату или внесение и начать закрытие заново.
- Закрыть «как есть». Если устранить расхождение невозможно, нажмите «Закрыть смену». Расхождение сохранится в отчёте о закрытии, и администратор увидит его в панели управления.
Шаг 5. Печать отчетов
Касса последовательно:
- закрывает смену на банковском терминале (сверка итогов с банком);
- закрывает смену на фискальном регистраторе — печатается отчёт о закрытии смены (Z-отчёт);
- отправляет данные о закрытии в облако.
После сообщения «Смена закрыта успешно» можно напечатать унифицированные формы: кнопки «КМ-6» («Справка-отчёт кассира-операциониста») и «КМ-3» («Акт о возврате денежных сумм покупателям») в блоке «Печать отчетов».
Автономный терминал касса закрыть не может. Не забудьте выполнить сверку итогов на самом терминале — иначе деньги за день могут не поступить на счёт.
Авто-инкассация
Если в параметрах кассы включено «Авто-инкассация при закрытии смены», при закрытии касса обнуляет сумму в кассе и перемещает наличные в главную кассу магазина — см. Главная касса (сейф). Следующая смена начинается с пустым ящиком, и размен нужно внести заново.
Если параметр выключен, остаток наличных переходит в следующую смену.
Закрытые смены в панели управления
Откройте Точки продаж и кассы → Кассовые места, выберите кассу и перейдите на вкладку «Z-отчеты». Для каждой смены видны итоги регистратора, суммы, введённые кассиром, и расхождения. Подробнее — Кассовые места в панели управления.
Закрытие смены без интернета не теряется: отчёт ждёт в очереди и появится в панели управления после восстановления связи.
Частые ошибки
| Сообщение | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Превышен лимит смены продаж в 24 часа, закройте смену | Смена открыта дольше суток | Закройте смену |
| Нет открытой смены. Закрыть смену невозможно | После прошлого закрытия не было ни одной операции | Закрывать нечего, продолжайте работу |
| Ошибка получения данных от фискального регистратора | Регистратор выключен, нет бумаги или потеряна связь | Проверьте регистратор и нажмите «Попробовать снова» |
| Ошибка получения данных от банковского терминала | Терминал выключен или не отвечает | Проверьте терминал; если не помогло — «Продолжить с ошибкой» и сверьте итоги на терминале вручную |
| Для закрытия смены подключите банковский терминал… | В смене были оплаты картой, а терминал сейчас недоступен | Подключите терминал и повторите |
| Ошибка закрытия смены в ФР: … | Регистратор не смог закрыть смену, часто из-за незавершённого чека | Нажмите «Отменить чек» и повторите; проверьте бумагу |
| Ошибка закрытия смены в БТ: … | Терминал не выполнил сверку итогов | Выполните сверку итогов на терминале вручную |
| По системе выручка безнала больше на: … | Учёт кассы и регистратора расходится по безналичным | Проверьте, все ли оплаты картой проведены через кассу; сообщите администратору |