Инвентаризация

Инвентаризация — пересчёт товаров на складе и сверка фактического количества с остатком по системе. По итогам излишки зачисляются на склад, а недостача списывается.

Документ «Инвентаризация» создаётся для одного склада. В нём формируется инвентаризационная опись — список товаров, для каждого из которых указан остаток по системе и вводится фактическое количество. Пока документ не завершён, складские остатки не меняются.

Инвентаризация исправляет остаток на разницу между тем, что насчитали, и тем, что числилось в момент формирования описи.

В момент формирования описи система запоминает для каждой строки остаток по системе. При завершении к текущему остатку на складе прибавляется разница «факт − остаток по системе»:

• насчитали больше — разница зачисляется на склад (излишек);
• насчитали меньше — разница списывается (недостача), при этом остаток не опускается ниже нуля;
• насчитали столько же — остаток не меняется.

Из этого следуют главные правила:

• Не продавайте и не перемещайте товар во время подсчёта. Если товар продан после формирования описи, но до того, как его пересчитали, он будет учтён дважды: один раз продажей, второй раз — как недостача.
• Сформируйте опись непосредственно перед подсчётом. Если между формированием описи и подсчётом прошли продажи или приёмки, сформируйте список заново.
• Пересчитывайте всё, что есть в описи. Строка, к которой не прикасались, остаётся с фактическим количеством 0 — при завершении её остаток будет списан. Ненужные строки удаляйте из описи.

Если товар учитывается по характеристикам (размер, серия, срок годности), каждая характеристика — отдельная строка описи со своим остатком. Считайте их раздельно: пересорт между характеристиками виден только тогда, когда пересчитаны все строки товара.

Каждый участник работает под своим логином. В колонке Обновлен видно, кто последним менял строку, а строки, изменённые текущим пользователем, показываются в описи первыми.

Сценарий определяется тем, как сформирована опись.

Раздел открывается через меню Запасы → Инвентаризация. В списке — номер (ид документа), дата, тип, склад, состояние и комментарий. Пользователь видит инвентаризации только тех складов, к которым у него есть доступ.

Панель Поиск инвентаризаций отбирает документы по номеру, складу, состоянию, дате, типу, комментарию и по товару, который есть в описи. Строка списка открывает карточку документа. Значки изменения и удаления в строке есть только у инвентаризации в состоянии «Новая».

Нажмите Добавить и заполните форму:

После сохранения открывается карточка документа в состоянии Новая. Пока инвентаризация не начата, её можно изменить кнопкой Изменить или удалить.

В карточке новой инвентаризации кнопка Начать инвентаризацию формирует опись из товаров, которые когда-либо числились на этом складе. Стрелка рядом с кнопкой открывает другие варианты:

Документ переходит в состояние В работе. Опись можно сформировать заново в любой момент: Действия → Удалить все и начать инвентаризацию заново…. Там же — формирование описи по группе товаров и пункт Очистить список товаров….

Карточка инвентаризации «В работе» состоит из общей информации, блока с QR-кодом для мобильных устройств и описи.

Состояния строки:

Поля под заголовками колонок фильтруют опись: например, выберите в колонке Состояние значение «Не обработана», чтобы увидеть, что осталось пересчитать. Ссылка Настроить колонки включает дополнительные колонки: изображение, производителя, штрихкоды, срок годности и себестоимость по системе, а также редактируемые Срок годности и Себестоимость — их новые значения при завершении инвентаризации записываются в товарный остаток.

• Сканером. Отсканируйте штрихкод товара — фактическое количество строки увеличится на 1, на экране появится название товара и «+1». Если штрихкод не найден, появится красный знак «?». Распознаются штрихкоды товара, внутренние штрихкоды и штрихкоды товарного остатка.
• Поиском. В поле Добавить товар начните вводить название, артикул или штрихкод и выберите строку — количество увеличится на 1. Если товара в описи не было, строка добавится.
• Вручную. Введите количество в поле Остаток (факт). Значение заменяет количество в строке, а не прибавляется к нему.

Если у товара несколько характеристик, при поиске и при сканировании штрихкода товара открывается список — выберите нужную. Штрихкод товарного остатка сразу определяет характеристику.

Клавиша Enter в поле количества сохраняет значение и возвращает курсор в поле Добавить товар. Чтобы подтвердить, что товара действительно нет, введите в поле количества необработанной строки 0 и нажмите Enter — строка станет обработанной.

Значки в конце строки: + — добавить новую характеристику товара (окно «Добавить серию товара»: количество и характеристика), корзина — удалить строку из описи. Удаление выполняется сразу, без подтверждения; остаток товара, удалённого из описи, инвентаризация не изменит.

Найденный товар добавьте поиском или сканером. Если он никогда не числился на этом складе, остаток по системе у строки пустой, а всё фактическое количество считается излишком. При завершении для него создаётся товарный остаток; себестоимость можно указать в колонке Себестоимость, иначе она останется нулевой.

Терминал сбора данных — страница /tsd вашей панели управления. Она открывается в обычном браузере на телефоне, планшете или ноутбуке: специальное оборудование и установка программ не нужны. Интерфейс рассчитан на экран смартфона, поэтому на телефоне им удобно пользоваться одной рукой. Откройте ТСД по QR-коду или ссылке из карточки инвентаризации и войдите под своим логином.

1. На главном экране выберите Инвентаризация. Откроется список инвентаризаций «В работе» по вашим складам.

1. Выберите документ — загрузится опись.
2. Найдите товар: введите название, артикул или штрихкод в поле Поиск либо отсканируйте штрихкод.
3. Нажмите на название товара, чтобы прибавить 1, или введите количество в поле справа.

Особенности ТСД:

• в списке только товары из описи — добавить товар, которого в ней нет, можно только в панели управления. Для работы с ТСД не начинайте инвентаризацию с пустого списка;
• остаток по системе не показывается: сотрудник считает «вслепую»;
• количество, введённое на разных устройствах, складывается: если на экране 5, а вы ввели 7, к количеству в описи прибавится 2. После сохранения поле показывает общее количество по строке;
• кнопка фильтра справа от поиска отбирает строки: «Необработанные», «Излишек», «Недостача», «Ровно», «Все товары»;
• сканирование камерой работает только в мобильном приложении; в браузере на телефоне, планшете или ноутбуке используйте подключённый сканер штрихкодов или поиск.

Кнопка Подвести итоги… под описью открывает промежуточные итоги. Их можно смотреть сколько угодно раз — остатки при этом не меняются.

В итогах: сколько строк в описи и сколько из них обработано, число позиций с расхождениями, суммы недостачи и излишков в закупочных и розничных ценах. Если есть необработанные строки, система предупредит, у скольких из них остаток по системе будет списан.

Кнопка Откатить результаты находится в карточке закрытой инвентаризации, в блоке «Действия». Откатить закрытую инвентаризацию можно, пока после неё на складе не изменился ни один товарный остаток: не было продаж, приёмок, перемещений, списаний. Если движения были, вместо кнопки показывается надпись «Инвентаризация завершена. Действия не требуются» — исправляйте остатки новой инвентаризацией.

Инвентаризацию, закрытую без изменения остатков, вернуть в работу можно в любой момент.

Действия → Печатные формы доступны в любом состоянии документа:

• ИНВ-3 Инвентаризационная опись — все строки описи с учётным и фактическим количеством;
• ИНВ-19 Сличительная ведомость — только строки с расхождениями, с суммами излишков и недостач по себестоимости;
• Приказ — приказ о проведении инвентаризации.

Документы инвентаризации со строками можно получать во внешние системы через API.

Опись можно менять только в состоянии «В работе». Инвентаризацию «В работе» можно удалить — вместе с ней удаляются все введённые данные подсчёта.