Главная касса (сейф)
Главная касса — это учёт наличных в сейфе точки продаж. Сюда поступает выручка касс при закрытии смены, отсюда деньги выдаются на размен, хозяйственные расходы и в инкассацию. Каждая операция — приходный или расходный кассовый ордер с собственным номером.
Общее описание
- Поступление Выручка касс попадает в главную кассу автоматически при закрытии смены. Остальные поступления вносятся вручную.
- Выплата Деньги выдаются из главной кассы: на размен, под отчёт, на расходы, в инкассацию.
- Ордер На каждую операцию создаётся ПКО или РКО с номером, датой и основанием.
- Остаток Система пересчитывает сумму в главной кассе после каждой операции.
- Кассовая книга Операции дня попадают в лист кассовой книги.
- Создаётся само Выручка При закрытии смены — приход «Выручка наличными с операционной кассы».
- Создаётся само Размен Выдача размена на кассу и его возврат — если типы операций связаны.
- Создаётся само Инкассация Расход «Инкассация» при оформлении инкассации.
- Вручную Внесение и выплата Излишек, недостача, прочие поступления и выплаты, свои типы операций.
Вкладка «Главная касса (сейф)»
Откройте Точки продаж и кассы → Точки продаж, нажмите на точку продаж и перейдите на вкладку «Главная касса (сейф)».
Блок «Сумма наличных денег в магазине» показывает:
| В главной кассе (сейфе) | Остаток наличных в сейфе |
| В операционных кассах | Наличные в денежных ящиках всех касс точки продаж |
| Итого в точке продаж | Сумма по сейфу и кассам |
Ниже — список операций «Движение денежных средств в главной кассе магазина», новые сверху:
| ID | Ид операции |
| док # | Номер ордера. ПКО и РКО нумеруются отдельно, с начала года — заново |
| Дата документа | Дата и время операции |
| Сумма | Сумма операции. Приход — зелёным, расход — красным |
| Тип операции | Тип из справочника типов операций главной кассы |
| Документ | Документ, по которому создана операция: Z-отчёт, инкассация или операция на кассе. Нажмите, чтобы открыть |
| Пояснения | Комментарий к операции |
Поля под заголовками колонок отбирают операции — например, по типу операции. Колонки «Операция», «Сумма до», «Сумма после», «Касса #» включаются через Действия → Настроить колонки….
Нажатие на строку открывает окно «Просмотр данных об операции».
Внесение и выплата
- Нажмите «Внесение» или «Выплата» над списком.
- Укажите сумму и выберите тип операции.
- При необходимости заполните остальные поля.
- Нажмите «Сохранить».
| Сумма | Сумма операции, от 0.01. Обязательное поле |
| Тип операции | Тип из справочника. В списке — только активные типы, для которых разрешено ручное добавление |
| Получено от / Кому выдано | Сотрудник, который внёс или получил деньги. Печатается в ордере |
| Основание | Основание операции для ордера. Если не заполнено — берётся из типа операции |
| Приложение | Прилагаемые документы для ордера. Если не заполнено — берётся из типа операции |
| Пояснения | Комментарий, виден в списке операций |
Операция сразу появляется в списке, остаток главной кассы пересчитывается. Выплатить больше, чем есть в главной кассе, нельзя.
Выдачу размена на кассу и его возврат вручную оформлять не нужно: если типы операций связаны, операция в главной кассе создаётся сама, когда кассир вносит или выдаёт деньги на кассе. См. Симметричная операция в главной кассе.
Печать ордеров
Кнопка «Печать» в строке операции открывает ордер: приходный кассовый ордер — для прихода, расходный кассовый ордер — для расхода. Стрелка рядом с кнопкой открывает дополнительные формы:
| Акт инвентаризации наличных | Для операций «Излишек денежных средств» и «Недостача денежных средств» |
| КМ-9 Акт о проверке наличных | Для излишка и недостачи на операционной кассе, оформленных из Z-отчёта |
| Настроить печатные формы … | Список шаблонов печатных форм главной кассы |
Действия → «ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных без расхождений» печатает акт на текущий остаток главной кассы.
Изменение и удаление операции
В меню строки выберите «Редактировать …». На странице операции можно изменить сумму, тип операции, дату, получателя, основание, приложение и пояснения. Кнопка «Удалить операцию» удаляет её.
| Изменение суммы | Остаток главной кассы и суммы «до» и «после» во всех следующих операциях пересчитываются. Система сообщит, сколько документов исправлено |
| Изменение даты | После сохранения система проверяет последовательность документов |
| Удаление | Номера следующих ордеров того же вида уменьшаются на единицу, остатки пересчитываются |
| Операция инкассации | При изменении суммы меняется сумма инкассации, а количество купюр и монет в ней очищается. При удалении операции удаляется и инкассация |
Внимание. Изменить или удалить операцию можно только в течение суток с даты документа.
Проверка последовательности документов
Номера ордеров должны идти подряд по дате, без пропусков и повторов. Последовательность нарушается, если операция оформлена задним числом — например, инкассация с датой прошлого дня.
- Выберите Действия → «Проверить последовательность документов».
- Если ошибок нет, система сообщит «За текущий год ошибок не обнаружено».
- Если ошибки есть, система перечислит ордера и предложит кнопку «Исправить».
- Нажмите «Исправить» — ордера будут перенумерованы по дате начиная с первого ошибочного, суммы «до» и «после» пересчитаны.
| нет предыдущего документа | Перед ордером нет ордера с предыдущим номером или он датирован позже |
| несколько документов с таким номером | Номер повторяется |
После исправления система сообщит «Исправление завершено. Затронуто документов: …».
Внимание. Исправление меняет номера уже созданных ордеров. Если ордера распечатаны и подписаны, перепечатайте их.
Права доступа
console.warehouses.safebox | Вкладка «Главная касса (сейф)» |
console.warehousesafeboxtransaction.createincome | Внесение в главную кассу |
console.warehousesafeboxtransaction.createoutcome | Выплата из главной кассы |
console.warehousesafeboxtransaction.update | Изменение и удаление операции в течение суток |
console.warehouses.transactionupdate, console.warehouses.transactiondelete | Страница изменения операции и удаление операции |
console.warehousesafeboxtransaction.godmode | Изменение и удаление операции без ограничения по времени |
console.warehouses.fixsequence | Исправление последовательности документов |
Роль «Точки продаж :: главная касса (сейф) :: просмотр и создание записей» (warehouseSafeboxViewAndCreate) даёт просмотр главной кассы и создание операций.
Частые ошибки
| Сообщение или ситуация | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Недостаточно денежных средств для совершения операции | Сумма выплаты больше остатка главной кассы | Проверьте остаток. Возможно, выручка ещё не поступила: смена на кассе не закрыта |
| Неверный тип или подтип | Выбранный тип операции отключён или для него запрещено ручное добавление | Выберите другой тип или измените тип в справочнике |
| Сумма слишком мал (Минимум: 0.01). | Сумма не указана или равна нулю | Укажите сумму операции |
| Недостаточно прав для внесения денег в главную кассу, Недостаточно прав для выплаты денег из главной кассы | У пользователя нет права на операцию | Выдайте право createIncome или createOutcome |
| Кнопки «Внесение» и «Выплата» неактивны | У пользователя нет прав на создание операций | Выдайте права |
| Запись не найдена или ее редактирование запрещено | С даты документа прошло больше суток или нет права на изменение | Оформите исправление отдельной операцией или обратитесь к сотруднику с правом godmode |
| Обнаружены ошибки нумерации в следующих документах | Операция оформлена задним числом или дата операции изменена | Нажмите «Исправить» |
| Остаток главной кассы отрицательный | Касса работала без связи с облаком: выплата записана раньше, чем поступила выручка | Дождитесь, пока касса передаст данные; при необходимости проверьте последовательность документов |
| В списке типов операции нет нужного типа | Тип не создан, отключён или запрещён для ручного добавления | Настройте тип в справочнике типов операций |