Как устроен учёт денег
VirtualPos ведёт учёт наличных в двух местах: в ящике каждой кассы и в сейфе точки продаж. Система сама записывает каждое движение денег — продажу, выплату, закрытие смены, инкассацию — и в любой момент показывает, сколько наличных должно быть в магазине.
Две кассы
- Где деньги Операционная касса Денежный ящик кассового места. Сюда попадает наличная выручка, отсюда выдаётся сдача. Сумму меняют продажи, возвраты, внесения и выплаты кассира.
- Где деньги Главная касса (сейф) Сейф точки продаж. Сюда выручка попадает при закрытии смены, отсюда деньги уходят в инкассацию, на размен и на хозяйственные расходы.
У каждого кассового места — своя операционная касса. У каждой точки продаж — одна главная касса.
Путь денег
- Продажа Покупатель платит наличными — сумма в операционной кассе растёт. Возврат наличными её уменьшает.
- Внесения и выплаты Кассир вносит размен в начале смены или выдаёт деньги из ящика — каждая операция записывается с типом и комментарием.
- Закрытие смены Кассир считает наличные и закрывает смену. Деньги из ящика переходят в главную кассу, операционная касса обнуляется.
- Сверка Если кассир насчитал больше или меньше, чем должно быть по данным системы, оформляется излишек или недостача.
- Инкассация Из главной кассы деньги сдаются в банк. Система создаёт расходный ордер и препроводительную ведомость.
- Кассовая книга За каждый день с операциями формируется лист кассовой книги.
Что система делает сама, а что — вы
| Автоматически | Движение денег по каждой продаже и возврату. Поступление выручки в главную кассу при закрытии смены. Операция в главной кассе при выдаче размена на кассу, если типы операций связаны. Номера приходных и расходных ордеров. Листы кассовой книги |
| Вручную на кассе | Внесение и выплата наличных, подсчёт денег при закрытии смены |
| Вручную в панели управления | Внесение и выплата в главной кассе, инкассация, оформление излишка и недостачи, печать документов |
Документы
| Приходный кассовый ордер (ПКО) | Создаётся на каждое поступление в главную кассу |
| Расходный кассовый ордер (РКО) | Создаётся на каждую выплату из главной кассы, в том числе на инкассацию |
| Препроводительная ведомость к сумке | Печатается из инкассации |
| Кассовая книга | Лист за день: остатки на начало и конец дня, все ПКО и РКО |
| КМ-6, КМ-3 | Справка-отчёт кассира-операциониста и акт о возврате денежных средств — печатаются из Z-отчёта |
| КМ-9, ИНВ-15 | Акты при излишке или недостаче — на операционной и на главной кассе |
ПКО и РКО нумеруются отдельно, нумерация начинается заново с начала каждого года.
Что настроить один раз
- Юридическое лицо точки продаж. Укажите поле «Основное юр. лицо» в карточке точки продаж — реквизиты подставляются в инкассацию и печатные формы.
- Типы операций операционной кассы. Проверьте список типов, которые кассир выбирает при внесении и выплате: Типы операций операционной кассы.
- Типы операций главной кассы. Добавьте свои типы выплат — например, «Хозяйственные расходы» — и счета бухгалтерского учёта: Типы операций главной кассы.
- Связь размена с сейфом. Чтобы выдача размена на кассу сразу отражалась в главной кассе, свяжите типы операций: Симметричная операция в главной кассе.
- Права. Выдайте сотрудникам права на главную кассу и инкассацию — они перечислены в каждой статье раздела.
Разделы
| Движение денег на кассе | Все операции с наличными в операционной кассе, внесение и выплата из панели управления |
| Закрытие смены и сверка выручки | Z-отчёты, фактическая сумма наличных, излишек и недостача |
| Главная касса (сейф) | Остаток, внесения и выплаты, ордера, проверка нумерации |
| Инкассация | Сдача наличных в банк |
| Кассовая книга | Листы кассовой книги по дням |
| Типы операций операционной кассы | Справочник типов внесений и выплат на кассе |
| Типы операций главной кассы | Справочник типов поступлений и выплат в сейфе |