Закрытие смены и сверка выручки
При закрытии смены кассир считает наличные, а система передаёт деньги из кассы в главную кассу точки продаж и сохраняет Z-отчёт. Если денег оказалось больше или меньше, чем должно быть по данным системы, расхождение видно в Z-отчёте — его оформляют как излишек или недостачу.
Общее описание
- Подсчёт Кассир закрывает смену на кассе и вводит, сколько наличных фактически лежит в ящике.
- Z-отчёт В облаке сохраняется Z-отчёт: счётчики фискального регистратора, сумма продаж, фактические и расчётные суммы.
- Главная касса Наличные из кассы переходят в главную кассу — создаются приходные ордера. Сумма в операционной кассе становится нулевой.
- Сверка Руководитель открывает Z-отчёт и сравнивает фактическую сумму с расчётной.
- Расхождение Излишек или недостача оформляются одной кнопкой — в главной кассе появляется ордер.
Как кассир закрывает смену на кассе — в статье Закрытие смены.
Что происходит с деньгами
При закрытии смены в операционной кассе появляется операция «Закрытие смены» на всю сумму наличных, а в главной кассе — одна или две операции:
| Выручка наличными с операционной кассы | Приход на сумму наличной выручки за смену: продажи за наличные минус возвраты наличными |
| Возврат размена при закрытии смены | Приход на остальные наличные в кассе — размен и другие внесения, не связанные с продажами |
| Прочие выплаты в смену | Расход — если наличных в кассе меньше, чем выручка: часть денег кассир выплатил из кассы в течение смены |
Пример. В начале смены в кассу внесли 3000 ₽ размена, за смену продали за наличные на 12 500 ₽. При закрытии смены в главной кассе появятся два прихода: выручка 12 500 ₽ и возврат размена 3000 ₽.
Операции видны на вкладке «Главная касса (сейф)» точки продаж. В колонке «Документ» — ссылка на Z-отчёт.
Список Z-отчётов
Откройте Точки продаж и кассы → Кассовые места, нажмите на кассу и перейдите на вкладку «Z-отчеты».
| # смены | Номер смены |
| Смена закрыта, Смену закрыл | Когда и кто закрыл смену. Пусто — смена ещё открыта |
| Количество продаж, Сумма продаж | Число чеков продажи и их сумма по счётчикам фискального регистратора |
| Возвратов (шт), Возвратов (руб.) | Число и сумма чеков возврата |
| Счетчик чеков | Число чеков за смену |
Значки в конце строки печатают справку-отчёт кассира и открывают продажи этой смены. Нажатие на строку открывает Z-отчёт.
Z-отчёт
| Смена | Номер смены, касса, кто и когда открыл и закрыл смену, сумма продаж, счётчики чеков |
| Операция расхода в кассе | Ссылка на операцию «Закрытие смены» в движении денег кассы |
| Операция поступления в главную кассу | Ссылка на приходный ордер с выручкой |
| Сверка итогов | Фактические суммы и суммы по данным системы, см. ниже |
| Счетчики фискального регистратора | Продажи, возвраты, внесения, изъятия и аннулированные операции по видам оплаты |
Кнопка «Печать» открывает печатные формы: КМ-6 «Справка-отчет кассира операциониста» и КМ-3 «Акт о возврате денежных средств». После оформления расхождения добавляется КМ-9 «Акт о проверке наличных».
Сверка итогов
| Фактическая сумма наличности в кассе | Сколько наличных насчитал кассир при закрытии смены. Если сумма отличается от расчётной, она выделена красным; подсказка показывает размер расхождения |
| Сумма нала в кассе по данным системы | Сколько наличных должно быть в кассе по операциям за смену |
| Факт. сумма по банковскому терминалу | Сумма оплат картой по данным банковского терминала, которую указал кассир |
| Сумма по банк. терминалу по системе | Сумма оплат картой по данным системы |
| Сумма продаж по купонам и сертификатам | Оплаты купонами и сертификатами за смену |
Ссылка «изменить» рядом с фактической суммой наличности открывает окно, в котором сумму можно исправить — например, если кассир ошибся при вводе.
Излишек и недостача
Если фактическая сумма наличности отличается от суммы по данным системы, в Z-отчёте появляется кнопка «Оформить излишек» или «Оформить недостачу».
- Откройте Z-отчёт и проверьте фактическую сумму. При необходимости исправьте её ссылкой «изменить».
- Нажмите «Оформить излишек» или «Оформить недостачу».
- В главной кассе появится операция на сумму расхождения.
| Фактическая сумма больше | Приход «Излишек денежных средств на операционной кассе» — приходный ордер |
| Фактическая сумма меньше | Расход «Недостача денежных средств на операционной кассе» — расходный ордер |
Сумма расхождения — это разница между фактической суммой наличности и суммой по данным системы. После оформления в блоке «Сверка итогов» появляется ссылка на ордер: «Поступление излишка в главную кассу» или «Оформлена недостача в главной кассе», а в меню «Печать» — акт КМ-9.
Если после оформления изменить фактическую сумму, операция в главной кассе пересчитается:
| Сумма расхождения изменилась | Сумма ордера обновляется |
| Излишек стал недостачей или наоборот | Прежний ордер удаляется, оформляется новый |
| Расхождения больше нет | Ордер удаляется |
Внимание. Исправить фактическую сумму после оформления расхождения можно, пока разрешено изменение операции в главной кассе, — в течение суток (см. Изменение и удаление операции).
Расхождение по банковскому терминалу в Z-отчёте только показывается: операция в главной кассе создаётся по наличным.
Права доступа
console.terminals.manage | Список кассовых мест |
console.terminals.zreport | Вкладка «Z-отчеты» |
console.warehouses.safebox | Вкладка «Главная касса (сейф)» точки продаж — чтобы открыть ордер по ссылке |
Частые ошибки
| Сообщение или ситуация | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| В Z-отчёте нет кнопки «Оформить излишек» или «Оформить недостачу» | Фактическая сумма совпадает с суммой по данным системы или расхождение уже оформлено | Проверьте блок «Сверка итогов»: если расхождение оформлено, в нём есть ссылка на ордер |
| Расхождение уже оформлено | Кнопку нажали повторно | Обновите страницу: ордер уже создан |
| Не указана фактическая сумма наличности в кассе | Кассир не ввёл фактическую сумму при закрытии смены | Укажите сумму ссылкой «изменить» и оформите расхождение |
| Нет ссылки «изменить» | Расхождение оформлено больше суток назад, и операцию в главной кассе менять уже нельзя | Оформите разницу отдельной операцией в главной кассе |
| В главной кассе после закрытия смены две операции прихода | В кассе, кроме выручки, были другие наличные — размен | Это ожидаемо: выручка и возврат размена учитываются отдельно |
| Строка Z-отчёта без даты закрытия | Смена открыта и ещё не закрыта | Закройте смену на кассе |