Приёмка товара по ЭДО
Как принять товар, который поставщик отправил с УПД через ЭДО: получить документ, проверить коды маркировки, создать поступление, принять товар на склад и подписать ответ поставщику — «принято», «принято с расхождениями» или отказ.
Общее описание
Товары, количества, цены и коды маркировки переносятся из УПД в поступление сами — остаётся проверить, что приехало, и подписать ответ.
- Получение Нажмите «Получить документы» в разделе ЭДО → Документы. Новый УПД появится на вкладке «Входящие» в статусе «Требуется подпись».
- Проверка кодов Если товар маркированный, проверьте коды из УПД в «Честном знаке» ещё до приёмки.
- Поступление Создайте по УПД поступление: поставщик, товары, цены и марки заполнятся из документа.
- Приёмка Сверьте товар с документом и примите поступление — товар встанет на остатки.
- Ответ поставщику Нажмите «Принять и подписать». Если приняли не всё, что в УПД, документ подпишется с расхождениями.
Подключение к оператору ЭДО должно быть настроено заранее — Подключение к оператору ЭДО.
Карточка входящего УПД
Нажмите на документ в списке. Вверху карточки — шаги приёмки. У текущего шага есть кнопка, которая выполняет следующее действие:
| Шаг | Кнопка |
|---|---|
| Получен из ЭДО | — |
| Коды маркировки проверены | «Проверить коды» (если в УПД есть коды маркировки) |
| Создано поступление | «Создать поступление» |
| Поступление проведено | «Открыть поступление» — сверьте товар и примите поступление |
| Документ МДЛП обработан | Только для лекарств при включённом МДЛП — Приёмка лекарств в МДЛП |
| Документ подписан в ЭДО | «Принять и подписать» |
Ниже шагов — сумма, организация, контрагент из справочника и контрагент в ЭДО. Блок «Документ в системе» показывает созданное поступление и его статус.
Остальные действия — в меню «⋯» внизу карточки: «Скачать XML», «Печатная форма», «Создать поступление», «Принять и подписать», «Отказать».
Как проверить коды маркировки до приёмки
Проверка показывает, можно ли принять товар с такими кодами, ещё до того, как он приедет. Коды берутся из УПД, владелец кода сравнивается с ИНН продавца.
- В карточке УПД нажмите «Проверить коды» (или «Проверить коды маркировки» в блоке марок).
- Дождитесь результата: «Проверено N, успешно M, ошибок K».
- Нажмите кнопку «М» у строки, чтобы увидеть результат по каждому коду. Включите «Только ошибки», чтобы оставить проблемные.
| Результат | Что означает |
|---|---|
| Проверен | Код в обороте или ожидает приёмку, владелец — поставщик |
| Не найден в Честном Знаке | Такого кода нет в «Честном знаке» |
| Недопустимый статус | Код в статусе, в котором его нельзя принять, — например, «Эмитирован» или «Выбыл» |
| Владелец не совпадает с поставщиком | Код принадлежит не поставщику |
| Повторяется в документе | Один и тот же код указан в УПД несколько раз |
| GTIN не совпадает с товаром строки | Код другого товара |
| Неверный формат кода | Строка в УПД не является кодом маркировки |
Подсказка. Результат проверки не сохраняется — это быстрый взгляд перед приёмкой. Перед подписанием ответа коды проверятся ещё раз автоматически. Проверке нужно включённое подключение «ЭДО Лайт Честный Знак»: если вы работаете через Такском, добавьте для той же организации и подключение ЭДО Лайт.
Как создать поступление по УПД
- В карточке УПД нажмите «Создать поступление». Чтобы создать поступления по нескольким документам сразу, отметьте их галочками в списке и нажмите «Создать поступления» внизу.
- Выберите склад. Сначала в списке идут склады организации-получателя. Система запомнит выбранный склад.
- Нажмите «Создать» и дождитесь результата, затем «Открыть поступление».
Что заполнится само:
- поставщик ищется по ИНН и КПП из УПД; если его нет в справочнике, он создаётся. Поставщик-ИП получит название «ИП Фамилия Имя Отчество»;
- товары ищутся по GTIN, штрихкоду, номенклатуре поставщика и артикулу;
- количество, цена и НДС — из строк УПД, у каждой строки сохраняется её номер в УПД;
- коды маркировки — ожидаемые марки строк, по которым потом удобно сверять товар;
- номер и дата УПД, а в карточке поступления — строка «ЭДО» со ссылкой на документ.
В карточке УПД шаг «Создано поступление» отмечается, а в блоке «Документ в системе» появляется ссылка на поступление с его статусом и сводка по кодам маркировки из УПД.
После создания система покажет предупреждения, если они есть: например, «Не найден товар в N строках — они в «Требуют решения»…» или «Строка N УПД: количество …, а марок … — проверьте при сверке».
Строки без товара
Строки, для которых не нашлось товара в каталоге, попадают в фильтр «Требуют решения»: принять поступление с ними нельзя. Сопоставьте строку с товаром каталога или создайте новый товар — Строки без товара. Если отметить «Запомнить для поставщика», в следующий раз товар найдётся сам.
Поставщика нет в справочнике
Колонка «В справочнике» в списке документов подскажет, что контрагента ещё нет. Поставщик создастся при создании поступления. Чтобы указать его заранее — например, сразу для всех его документов, — нажмите в карточке УПД «Создать контрагента»: он найдётся по ИНН и КПП или будет создан и укажется во всех документах этого контрагента.
Как принять товар
Откройте поступление («Открыть поступление» в карточке УПД) и проверьте, что приехало. Количество в строках уже стоит по УПД.
- Если Всё пришло, как в УПД Нажмите «Принять». Для маркированного товара система проверит марки в «Честном знаке».
- Если Нужно пересчитать товар Нажмите «Начать сверку» и выберите «Нулями — пересчитать весь товар заново». Отсканируйте товар и марки — Приёмка сканером и камерой. Расхождения с УПД будут видны сразу. Затем нажмите «Принять».
- Если Пришло не всё или лишнее Исправьте количество в строках или пересчитайте при сверке. Расхождения не мешают приёмке — они попадут в ответ поставщику.
Подробно о приёмке, сверке и проверках — Приёмка товара и Приёмка маркированного товара.
Внимание. После приёмки поступления ответ поставщику не отправляется сам. Вернитесь в документ ЭДО и подпишите его — иначе поставщик не узнает, что товар принят.
Как подписать ответ поставщику
- Откройте документ в ЭДО → Документы и нажмите «Принять и подписать».
- Проверьте итог приёмки. Он считается сам: если количество в поступлении совпадает с УПД — «Без расхождений», если нет — «С расхождениями» и таблица «Товар / По УПД / Принято / Разница».
- При расхождениях опишите их в поле «Комментарий для продавца» (до 200 символов).
- Проверьте подписанта — ФИО и должность из ключа УКЭП.
- Нажмите «Подписать». При подписи в браузере подтвердите подпись в окне КриптоПро.
Документ перейдёт в статус Подписан или Подписан с расхождениями, а поставщик получит титул покупателя.
Перед подписанием коды маркировки строк поступления проверяются в «Честном знаке». Код с ошибкой (не найден, выбыл, у другого владельца) остановит подписание — исправьте строку поступления. Если «Честный знак» не ответил, решает настройка «Если Честный знак недоступен» — подробнее. Коды лекарств здесь не проверяются.
Предупреждения в окне подписания
| Поступление не создано: документ будет принят без расхождений по данным УПД | Вы подписываете ответ без поступления — см. ниже |
| Поступление #N не проведено: расхождения посчитаны по текущим количествам | Поступление ещё в черновике или на сверке. Лучше сначала принять его |
| Марки повторяются в строках поступления: N. Подписать не получится, пока их не исправить | Одна марка указана в двух строках — удалите лишнюю |
| Не указан подписант титула покупателя… | Заполните ФИО в ключе УКЭП или руководителя в карточке организации |
Как отказать поставщику
Если товар не принимаете — например, цена не соответствует договору:
- В карточке УПД нажмите «Отказать».
- Укажите причину отказа.
- Нажмите «Отказать и подписать».
Документ перейдёт в статус «Отклонён». В ЭДО Лайт продавец получит отказ, в Такском — уведомление об уточнении, после которого сможет прислать исправленный документ. Отменить отказ нельзя.
Особые случаи
Принять документ без поступления
«Принять и подписать» работает и без поступления — например, для документов на услуги или если товар вы учитываете иначе. Документ подпишется без расхождений по данным УПД, коды маркировки при этом не проверяются.
Поступление создано не из того документа
В карточке УПД, в блоке «Документ в системе», нажмите «Отвязать». Поступление останется в системе, а из документа можно будет создать новое. Если удалить поступление, связь снимется сама.
Почему нельзя создать поступление
Под кнопкой «Создать поступление» написана причина:
| Из этого документа поступление не создаётся | Поступление создаётся только из УПД (СЧФДОП) и УПД (ДОП) |
| Поступление #N уже создано | По документу уже есть поступление |
| Документ отклонён, Документ аннулирован | По отклонённому и аннулированному документу товар не принимают |
| Подключение выключено | Включите подключение в разделе «Операторы ЭДО» |
Лекарства
Если в УПД есть лекарства и у вас включён МДЛП, в карточке УПД появится шаг «Документ МДЛП обработан». Поступлению, созданному из УПД, отправка 701 или 416 в МДЛП не требуется, но марки лекарств проверяются перед приёмкой так же — Приёмка лекарств в МДЛП.
Пример: пришло меньше, чем в УПД
Поставщик прислал УПД на 12 упаковок молока с кодами маркировки, а в машине оказалось 10.
- ЭДО → Документы → «Получить документы». Откройте новый УПД и нажмите «Проверить коды»: все коды в обороте и принадлежат поставщику.
- Нажмите «Создать поступление», выберите склад магазина и откройте поступление.
- Нажмите «Начать сверку» → «Нулями — пересчитать весь товар заново» и отсканируйте марки на упаковках. В строке будет «Марки: 10 из 12», две марки — «Не отсканирована».
- Нажмите «Принять»: на остатки встанут 10 упаковок.
- Вернитесь в документ ЭДО и нажмите «Принять и подписать». Итог — «С расхождениями», в таблице разница −2. Напишите в комментарии «Не поставлено 2 упаковки» и нажмите «Подписать».
Результат. Документ в статусе «Подписан с расхождениями», на складе 10 упаковок, поставщик получил ответ с расхождением.
Права доступа
console.edo.manage | Список документов, получение документов |
console.edo.update | Принять, отказать, подписать квитанции |
console.edo.update и console.inflow.create | Создать поступление из документа |
console.edo.view и console.inflow.view | Проверить коды маркировки |
Частые ошибки
| Сообщение | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Документ …: поступление уже создано (#N) | Поступление по документу уже есть | Откройте его через блок «Документ в системе» |
| Документ … в статусе «…»: поступление не создаётся | Документ отклонён, аннулирован или с ошибкой | Создайте поступление вручную или запросите у поставщика новый документ |
| Документ …: не удалось загрузить файл из ЭДО … | Оператор не отдал файл документа | Нажмите «Получить документы» и повторите |
| Для проверки кодов в Честном Знаке нужно подключение «ЭДО Лайт Честный Знак» | Работаете только через Такском | Добавьте подключение ЭДО Лайт для той же организации |
| В документе … нет кодов маркировки | В УПД нет кодов | Проверка не нужна |
| Документ … в статусе «…» не ожидает подписи | Документ уже подписан, отклонён или аннулирован | Обновите список кнопкой «Получить документы» |
| Подпись УКЭП доступна на компьютере с КриптоПро | Подписывают с телефона | Подпишите документ на компьютере |