Перейти к содержаниюСправка

Это старая версия документа!

Приёмка товара по ЭДО

Как принять товар, который поставщик отправил с УПД через ЭДО: получить документ, проверить коды маркировки, создать поступление, принять товар на склад и подписать ответ поставщику — «принято», «принято с расхождениями» или отказ.

Общее описание

Товары, количества, цены и коды маркировки переносятся из УПД в поступление сами — остаётся проверить, что приехало, и подписать ответ.
  1. Получение Нажмите «Получить документы» в разделе ЭДО → Документы. Новый УПД появится на вкладке «Входящие» в статусе «Требуется подпись».
  2. Проверка кодов Если товар маркированный, проверьте коды из УПД в «Честном знаке» ещё до приёмки.
  3. Поступление Создайте по УПД поступление: поставщик, товары, цены и марки заполнятся из документа.
  4. Приёмка Сверьте товар с документом и примите поступление — товар встанет на остатки.
  5. Ответ поставщику Нажмите «Принять и подписать». Если приняли не всё, что в УПД, документ подпишется с расхождениями.

Подключение к оператору ЭДО должно быть настроено заранее — Подключение к оператору ЭДО.

Карточка входящего УПД

Нажмите на документ в списке. Вверху карточки — шаги приёмки. У текущего шага есть кнопка, которая выполняет следующее действие:

Шаг Кнопка
Получен из ЭДО —
Коды маркировки проверены «Проверить коды» (если в УПД есть коды маркировки)
Создано поступление «Создать поступление»
Поступление проведено «Открыть поступление» — сверьте товар и примите поступление
Документ МДЛП обработан Только для лекарств при включённом МДЛП — Приёмка лекарств в МДЛП
Документ подписан в ЭДО «Принять и подписать»

Ниже шагов — сумма, организация, контрагент из справочника и контрагент в ЭДО. Блок «Документ в системе» показывает созданное поступление и его статус.

Как проверить коды маркировки до приёмки

Проверка показывает, можно ли принять товар с такими кодами, ещё до того, как он приедет. Коды берутся из УПД, владелец кода сравнивается с ИНН продавца.

  1. В карточке УПД нажмите «Проверить коды» (или «Проверить коды маркировки» в блоке марок).
  2. Дождитесь результата: «Проверено N, успешно M, ошибок K».
  3. Нажмите кнопку «М» у строки, чтобы увидеть результат по каждому коду. Включите «Только ошибки», чтобы оставить проблемные.
Результат Что означает
Проверен Код в обороте или ожидает приёмку, владелец — поставщик
Не найден в Честном Знаке Такого кода нет в «Честном знаке»
Недопустимый статус Код в статусе, в котором его нельзя принять, — например, «Эмитирован» или «Выбыл»
Владелец не совпадает с поставщиком Код принадлежит не поставщику
Повторяется в документе Один и тот же код указан в УПД несколько раз
GTIN не совпадает с товаром строки Код другого товара
Неверный формат кода Строка в УПД не является кодом маркировки

Подсказка. Результат проверки не сохраняется — это быстрый взгляд перед приёмкой. Перед подписанием ответа коды проверятся ещё раз автоматически. Проверке нужно включённое подключение «ЭДО Лайт Честный Знак»: если вы работаете через Такском, добавьте для той же организации и подключение ЭДО Лайт.

Как создать поступление по УПД

  1. В карточке УПД нажмите «Создать поступление». Чтобы создать поступления по нескольким документам сразу, отметьте их галочками в списке и нажмите «Создать поступления» внизу.
  2. Выберите склад. Сначала в списке идут склады организации-получателя. Система запомнит выбранный склад.
  3. Нажмите «Создать» и дождитесь результата, затем «Открыть поступление».

Что заполнится само:

  • поставщик ищется по ИНН и КПП из УПД; если его нет в справочнике, он создаётся. Поставщик-ИП получит название «ИП Фамилия Имя Отчество»;
  • товары ищутся по GTIN, штрихкоду, номенклатуре поставщика и артикулу;
  • количество, цена и НДС — из строк УПД, у каждой строки сохраняется её номер в УПД;
  • коды маркировки — ожидаемые марки строк, по которым потом удобно сверять товар;
  • номер и дата УПД, а в карточке поступления — строка «ЭДО» со ссылкой на документ.

После создания система покажет предупреждения, если они есть: например, «Не найден товар в N строках — они в «Требуют решения»…» или «Строка N УПД: количество …, а марок … — проверьте при сверке».

Строки без товара

Строки, для которых не нашлось товара в каталоге, попадают в фильтр «Требуют решения»: принять поступление с ними нельзя. Сопоставьте строку с товаром каталога или создайте новый товар — Строки без товара. Если отметить «Запомнить для поставщика», в следующий раз товар найдётся сам.

Поставщика нет в справочнике

Колонка «В справочнике» в списке документов подскажет, что контрагента ещё нет. Поставщик создастся при создании поступления. Чтобы указать его заранее — например, сразу для всех его документов, — нажмите в карточке УПД «Создать контрагента»: он найдётся по ИНН и КПП или будет создан и укажется во всех документах этого контрагента.

Как принять товар

Откройте поступление («Открыть поступление» в карточке УПД) и проверьте, что приехало. Количество в строках уже стоит по УПД.

  • Если Всё пришло, как в УПД Нажмите «Принять». Для маркированного товара система проверит марки в «Честном знаке».
  • Если Нужно пересчитать товар Нажмите «Начать сверку» и выберите «Нулями — пересчитать весь товар заново». Отсканируйте товар и марки — Приёмка сканером и камерой. Расхождения с УПД будут видны сразу. Затем нажмите «Принять».
  • Если Пришло не всё или лишнее Исправьте количество в строках или пересчитайте при сверке. Расхождения не мешают приёмке — они попадут в ответ поставщику.

Подробно о приёмке, сверке и проверках — Приёмка товара и Приёмка маркированного товара.

Внимание. После приёмки поступления ответ поставщику не отправляется сам. Вернитесь в документ ЭДО и подпишите его — иначе поставщик не узнает, что товар принят.

Как подписать ответ поставщику

  1. Откройте документ в ЭДО → Документы и нажмите «Принять и подписать».
  2. Проверьте итог приёмки. Он считается сам: если количество в поступлении совпадает с УПД — «Без расхождений», если нет — «С расхождениями» и таблица «Товар / По УПД / Принято / Разница».
  3. При расхождениях опишите их в поле «Комментарий для продавца» (до 200 символов).
  4. Проверьте подписанта — ФИО и должность из ключа УКЭП.
  5. Нажмите «Подписать». При подписи в браузере подтвердите подпись в окне КриптоПро.

Документ перейдёт в статус Подписан или Подписан с расхождениями, а поставщик получит титул покупателя.

Перед подписанием коды маркировки строк поступления проверяются в «Честном знаке». Код с ошибкой (не найден, выбыл, у другого владельца) остановит подписание — исправьте строку поступления. Если «Честный знак» не ответил, решает настройка «Если Честный знак недоступен» — подробнее. Коды лекарств здесь не проверяются.

Предупреждения в окне подписания

Поступление не создано: документ будет принят без расхождений по данным УПД Вы подписываете ответ без поступления — см. ниже
Поступление #N не проведено: расхождения посчитаны по текущим количествам Поступление ещё в черновике или на сверке. Лучше сначала принять его
Марки повторяются в строках поступления: N. Подписать не получится, пока их не исправить Одна марка указана в двух строках — удалите лишнюю
Не указан подписант титула покупателя… Заполните ФИО в ключе УКЭП или руководителя в карточке организации

Как отказать поставщику

Если товар не принимаете — например, цена не соответствует договору:

  1. В карточке УПД нажмите «Отказать».
  2. Укажите причину отказа.
  3. Нажмите «Отказать и подписать».

Документ перейдёт в статус «Отклонён». В ЭДО Лайт продавец получит отказ, в Такском — уведомление об уточнении, после которого сможет прислать исправленный документ. Отменить отказ нельзя.

Особые случаи

Принять документ без поступления

«Принять и подписать» работает и без поступления — например, для документов на услуги или если товар вы учитываете иначе. Документ подпишется без расхождений по данным УПД, коды маркировки при этом не проверяются.

Поступление создано не из того документа

В карточке УПД, в блоке «Документ в системе», нажмите «Отвязать». Поступление останется в системе, а из документа можно будет создать новое. Если удалить поступление, связь снимется сама.

Почему нельзя создать поступление

Под кнопкой «Создать поступление» написана причина:

Из этого документа поступление не создаётся Поступление создаётся только из УПД (СЧФДОП) и УПД (ДОП)
Поступление #N уже создано По документу уже есть поступление
Документ отклонён, Документ аннулирован По отклонённому и аннулированному документу товар не принимают
Подключение выключено Включите подключение в разделе «Операторы ЭДО»

Лекарства

Если в УПД есть лекарства и у вас включён МДЛП, в карточке УПД появится шаг «Документ МДЛП обработан». Поступлению, созданному из УПД, отправка 701 или 416 в МДЛП не требуется, но марки лекарств проверяются перед приёмкой так же — Приёмка лекарств в МДЛП.

Пример: пришло меньше, чем в УПД

Поставщик прислал УПД на 12 упаковок молока с кодами маркировки, а в машине оказалось 10.

  1. ЭДО → Документы → «Получить документы». Откройте новый УПД и нажмите «Проверить коды»: все коды в обороте и принадлежат поставщику.
  2. Нажмите «Создать поступление», выберите склад магазина и откройте поступление.
  3. Нажмите «Начать сверку» → «Нулями — пересчитать весь товар заново» и отсканируйте марки на упаковках. В строке будет «Марки: 10 из 12», две марки — «Не отсканирована».
  4. Нажмите «Принять»: на остатки встанут 10 упаковок.
  5. Вернитесь в документ ЭДО и нажмите «Принять и подписать». Итог — «С расхождениями», в таблице разница −2. Напишите в комментарии «Не поставлено 2 упаковки» и нажмите «Подписать».

Результат. Документ в статусе «Подписан с расхождениями», на складе 10 упаковок, поставщик получил ответ с расхождением.

Права доступа

console.edo.manage Список документов, получение документов
console.edo.update Принять, отказать, подписать квитанции
console.edo.update и console.inflow.create Создать поступление из документа
console.edo.view и console.inflow.view Проверить коды маркировки

Частые ошибки

Сообщение Причина Что делать
Документ …: поступление уже создано (#N) Поступление по документу уже есть Откройте его через блок «Документ в системе»
Документ … в статусе «…»: поступление не создаётся Документ отклонён, аннулирован или с ошибкой Создайте поступление вручную или запросите у поставщика новый документ
Документ …: не удалось загрузить файл из ЭДО … Оператор не отдал файл документа Нажмите «Получить документы» и повторите
Для проверки кодов в Честном Знаке нужно подключение «ЭДО Лайт Честный Знак» Работаете только через Такском Добавьте подключение ЭДО Лайт для той же организации
В документе … нет кодов маркировки В УПД нет кодов Проверка не нужна
Документ … в статусе «…» не ожидает подписи Документ уже подписан, отклонён или аннулирован Обновите список кнопкой «Получить документы»
Подпись УКЭП доступна на компьютере с КриптоПро Подписывают с телефона Подпишите документ на компьютере

Связанные разделы