Это старая версия документа!
Электронный документооборот (ЭДО)
Раздел для обмена юридически значимыми документами с поставщиками и покупателями через оператора ЭДО: получать УПД, принимать по ним товар и подписывать ответ, отправлять УПД по своим отгрузкам и возвратам.
Что умеет VirtualPos
Поставщик присылает УПД — в VirtualPos он превращается в поступление с товарами и кодами маркировки, а после приёмки вы подписываете ответ поставщику, не выходя из программы.
| Приёмка товара по УПД | Получить входящий УПД, проверить коды маркировки в «Честном знаке», создать по нему поступление, принять товар и подписать титул покупателя: «принято», «принято с расхождениями» или отказ. Подробно — Приёмка товара по ЭДО |
| Отправка УПД | Отправить покупателю УПД по проведённой отгрузке, поставщику — по возврату. Подробно — Отправка УПД покупателю и поставщику |
| Проверка кодов маркировки | До создания поступления проверить коды из УПД: есть ли они в «Честном знаке», в обороте ли, принадлежат ли поставщику |
| Печатная форма | Посмотреть документ как PDF или скачать его XML |
VirtualPos работает с двумя операторами ЭДО:
- Оператор ЭДО Лайт «Честный знак» Бесплатный оператор ЭДО от «Честного знака». Подходит всем участникам маркировки: вход по УКЭП организации, проверка кодов маркировки.
- Оператор Такском Коммерческий оператор ЭДО. Нужен договор с Такском и кабинет организации. Коды маркировки проверяются через подключение ЭДО Лайт той же организации.
Подсказка. Лекарства и документы МДЛП — отдельный раздел: МДЛП: подключение и документы. Если вы не работаете с лекарствами, он вам не нужен.
Как начать работать
- Ключ УКЭП Добавьте ключ электронной подписи организации в разделе ЭДО → Ключи УКЭП — Ключи УКЭП.
- Подключение Подключите организацию к оператору в разделе ЭДО → Операторы ЭДО и проверьте подключение — Подключение к оператору ЭДО.
- Подпись в браузере Если у ключа нет закрытой части, установите КриптоПро на компьютер, с которого будете подписывать, — Подпись в браузере через КриптоПро.
- Документы Откройте ЭДО → Документы и нажмите «Получить документы».
Что понадобится:
- квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя организации или сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД);
- для ЭДО Лайт — регистрация организации в «Честном знаке»;
- для Такском — договор и кабинет организации в Такском, а контрагенты должны быть у вас в списке «Мои контрагенты» (приглашения VirtualPos не отправляет).
Подпись в облаке и в браузере
Как подписываются документы, зависит от ключа УКЭП, выбранного в подключении:
- Ключ С закрытой частью — подпись в облаке Документы и квитанции подписываются автоматически, без участия пользователя. Документы могут загружаться в фоне по расписанию.
- Ключ Только сертификат — подпись в браузере Каждую подпись подтверждает пользователь в окне КриптоПро, ключ остаётся на его компьютере или токене. Фоновая загрузка не работает: документы получают кнопкой.
Подробнее о выборе — в статье Ключи УКЭП.
Список документов
Откройте ЭДО → Документы. Документы разделены на вкладки «Входящие» (от поставщиков) и «Исходящие» (ваши отгрузки и возвраты). Оранжевый счётчик у вкладки — сколько документов ждут вашей подписи.
Если подключений несколько, выберите нужное в шапке страницы: список показывает документы одного подключения. Бейдж «Тест» означает тестовый контур оператора — документы в нём не имеют юридической силы.
Как получить документы
- Нажмите «Получить документы». Система загрузит новые документы и обновит статусы уже загруженных.
- Чтобы загрузить документы за определённое время, нажмите стрелку рядом с кнопкой и выберите «Последние сутки», «3 суток», «Неделя», «Месяц» или задайте «Период» и нажмите «Получить за период».
После загрузки появится сообщение: сколько документов новых, сколько обновлено, сколько квитанций подписано. Если при загрузке были ошибки, кнопка «Ошибки» покажет, какие документы не загрузились.
По умолчанию кнопка загружает документы с даты последнего получения минус 14 дней, а первый раз — за 30 дней.
Квитанции. Получив новый входящий УПД, оператор ждёт от вас извещение о получении. При подписи в облаке система подписывает его сама. При подписи в браузере в шапке появится кнопка «Подписать квитанции» со счётчиком — нажмите её и подпишите квитанции в окне КриптоПро.
Совет. При подписи в облаке документы могут загружаться сами каждые 15 минут: попросите службу поддержки включить фоновое задание «Обмен документами с ЭДО». При подписи в браузере задание не работает.
Поиск и фильтры
- Поиск — по номеру, ИНН или названию контрагента.
- Быстрые фильтры над списком: «Ждут подписи», «Без поступления» (входящие, по которым ещё не создано поступление) и «С ошибкой».
- Фильтры — дата документа, статус ЭДО и тип документа.
Список показывается карточками или таблицей. В таблице можно включить колонки «В справочнике» (есть ли контрагент в справочнике), «Документ в системе» (поступление, отгрузка или возврат, связанные с документом), «Идентификатор у оператора» и другие.
Карточка документа
Нажмите на документ, чтобы открыть его карточку справа. В карточке:
- сумма с НДС, организация, контрагент из справочника и контрагент в ЭДО;
- у входящего УПД — шаги приёмки с кнопкой для текущего шага (подробно — Карточка входящего УПД);
- блок «Документ в системе» — связанное поступление, отгрузка или возврат;
- кнопки «XML» (скачать файл документа) и «PDF» (печатная форма оператора);
- блок «Служебное» — идентификатор, статус и тип документа у оператора, время синхронизации.
Статусы документов
Цвет статуса подсказывает, чей ход: оранжевый — ждут вас, синий — ждут контрагента, зелёный — документооборот завершён, красный — отказ или ошибка.
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Черновик | Исходящий документ создан, но ещё не подписан и не отправлен |
| Отправляется Отправлен Доставлен | Исходящий документ в пути к контрагенту или ждёт его ответа |
| Требуется подпись | Документ ждёт вашей подписи: примите или откажите |
| Подписан | Документ подписан обеими сторонами |
| Подписан с расхождениями | Покупатель принял товар с расхождениями |
| Отклонён | Получатель отказал в приёмке |
| Требуется уточнение Уточнён | Запрошено и получено уточнение — обработайте его в кабинете оператора |
| Ожидается аннулирование Требуется подпись аннулирования Аннулирован Отказано в аннулировании | Аннулирование документа — обработайте его в кабинете оператора |
| Ошибка | Оператор вернул ошибку: текст — в карточке документа |
Типы документов
В списке встречаются «УПД (СЧФДОП)», «УПД (ДОП)», «Счёт-фактура», «УПДи», «УКД», «УКДи» и «Прочее». Поступление создаётся только из УПД (СЧФДОП) и УПД (ДОП). Остальные документы можно посмотреть, скачать и подписать в кабинете оператора.
Права доступа
В справочнике ролей права ЭДО называются «ЭДО :: …».
console.edo.view | «ЭДО :: просмотр» — раздел, карточка документа, XML и PDF, проверка подключения |
console.edo.manage | «ЭДО :: список» — список документов и кнопка «Получить документы» |
console.edo.update | «ЭДО :: изменение» — принять, отказать, подписать квитанции и исходящие документы, отправить отгрузку и возврат |
console.edo.settings | «ЭДО :: настройка подключений» — разделы «Операторы ЭДО» и «Ключи УКЭП» |
Чтобы создавать поступления из документов, нужно ещё право на создание поступлений console.inflow.create, а чтобы проверять коды маркировки — право на просмотр поступлений console.inflow.view.
Частые ошибки
| Сообщение | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Подключение выключено | Подключение к оператору выключено в разделе «Операторы ЭДО» | Включите подключение. Документы выключенного подключения можно смотреть, но не получать и не подписывать |
| Нет связи с Честным Знаком: … | Сервис «Честного знака» недоступен | Повторите позже |
| Оператор ЭДО не ответил вовремя. Повторите позже | Оператор долго обрабатывает запрос | Повторите через несколько минут |
| Не удалось войти в … | Не подходит ключ УКЭП подключения | См. ошибки подключения |
| Подпись УКЭП доступна на компьютере с КриптоПро | Подписать пытаются с телефона | Подписывайте документы на компьютере с установленным КриптоПро |