Приёмка товара

Документ «Поступление» оформляет приход товара от поставщика: какие товары, сколько и по какой цене пришли на склад. После приёмки товар появляется на остатках склада, а его себестоимость пересчитывается.

Поступление проходит до четырёх этапов. В простом случае документ сразу принимают окончательно; если товар нужно сверить с накладной или поправить количество после приёмки, используют промежуточные этапы.

Поступление можно создать вручную, на основе заказа поставщику, отгрузки (при передаче товара между своими организациями), через API или из уведомления системы маркировки МДЛП (для аптек, см. ниже).

Раздел открывается через меню Запасы → Поступления.

По умолчанию в таблице колонки:

Дополнительно можно включить колонки «Идентификатор во внешней системе», «Дата принятия на склад», номера и даты счёта-фактуры и УПД, «Сумма НДС», «Сумма без НДС», «Статус УРЦ» (документа установки розничных цен), «Подтверждение в ЧЗ» и гибкие поля: «Действия» → Настроить колонки…. Нажмите на строку, чтобы открыть поступление.

Панель «Поиск по поступлениям» над таблицей отбирает документы по ид, складу, поставщику, товару в поступлении, номеру накладной, периоду даты документа и статусу. Отдельные фильтры:

• Неизвестные товары: Есть — поступления, в которых остались строки без сопоставленного товара (см. Товары поставщика и сопоставление);
• Документ УРЦ и Статус УРЦ — есть ли по поступлению документ установки розничных цен и в каком он статусе;
• Подтверждение в ЧЗ — статус документа в системе маркировки (только при включённом модуле МДЛП).

В меню «Действия» списка: Выгрузить в Excel — список с учётом фильтров, Выгрузить в Excel со списком товаров — те же документы построчно, с товарами, количеством и себестоимостью.

Нажмите «Добавить» и заполните форму:

После сохранения открывается страница поступления на этапе «Наполнение документа». Сверху — шкала этапов, ниже — реквизиты документа и таблица товаров.

Кнопка «Изменить» открывает форму реквизитов. Реквизиты можно менять на всех этапах, кроме «Принят окончательно»; склад — только до приёмки. Удалить можно только поступление на этапе «Наполнение документа»: кнопка «Удалить» справа вверху.

Товары добавляются на этапе «Наполнение документа».

• Поиск — поле «Добавить товар или штрихкод или артикул или GTIN» над таблицей. Начните вводить название, артикул, штрихкод или GTIN и выберите товар. Он добавится в количестве 1 шт.; если товар уже есть в документе, количество увеличится на 1.
• Сканер штрихкодов — отсканируйте товар, когда курсор не стоит в поле ввода. На экране появится «Товар добавлен +1»; если штрихкод не найден — красный знак «?».
• «Загрузить из файла» — накладная поставщика в формате CSV, см. Загрузка из файла.
• «Загрузить через таблицу» — вставка списка из Excel, см. Загрузка через таблицу.

Количество, сумму и цену закупки можно менять прямо в таблице: нажмите на значение, введите новое и нажмите Enter или Tab (Tab переходит к следующей ячейке, стрелки вверх и вниз — к соседней строке). Цена и сумма связаны: при изменении одной пересчитывается другая, суммы НДС пересчитываются пропорционально.

Значок карандаша в конце строки открывает окно со всеми полями строки, корзина удаляет строку. Значок стрелки рядом с названием открывает карточку товара — например, чтобы добавить штрихкод производителя.

«Настроить колонки» над таблицей добавляет скрытые колонки: «Артикул», «Количество ожидаемое», характеристику (серию), «Годен до», «Изготовлен», «ID товара у поставщика», «Название товара у поставщика», «Штрихкод», «GTIN», «Маркировка», «РРЦ» (рекомендованная розничная цена), ставку и суммы НДС, «Производитель», категорию, «Предыдущая закупочная цена» и гибкие поля товарного остатка. Колонка «Розничная цена» показывает цену товара в основном прайс-листе склада; по ссылке открывается прайс-лист. Характеристика, сроки годности и гибкие поля переносятся в товарный остаток при приёмке, см. Характеристики и сроки годности.

Под таблицей — итоги: число строк и мест, сумма закупки, суммы НДС и без НДС, сумма в розничных ценах, недостача и излишек.

Если товар пришёл впервые, его не нужно заранее заводить в справочнике. Введите в поле поиска название, штрихкод или GTIN; когда ничего не найдено, в списке появятся варианты:

• «Добавить новый товар: …» — открывает форму нового товара;
• «Добавить новый штрихкод: …» — привязывает отсканированный штрихкод к существующему товару (выберите его в окне «Штрихкод не найден») или создаёт новый товар;
• «Добавить новый GTIN: …» — то же для GTIN.

В форме «Добавление нового товара» название, штрихкод или GTIN уже подставлены из поиска. Укажите артикул, категорию, ставку НДС, производителя, мерность (штучный, весовой, розлив) и группы товара. Предпочитаемым поставщиком подставляется поставщик поступления. После «Сохранить» товар создаётся и сразу добавляется в поступление.

Если поставщик присылает накладную в электронном виде, загрузите её вместо ручного ввода. Поддерживаются текстовые файлы CSV и TXT; накладную из Excel сохраните как «CSV (разделители — точки с запятой)». В файле должна быть строка с названиями колонок, без пустых названий.

Для загрузки доступны поля: «ID товара», «Товар» (название), «Артикул», «Количество», «Количество ожидаемое», «Цена закупки», «Сумма закупки», «Рекомендованная розничная цена», «Штрихкод», «GTIN», «Маркировка», характеристика (серия), «Изготовлен», «Годен до», «ID товара у поставщика», «Название товара у поставщика», «ID товара во внешней системе», «Ставка НДС», «Сумма НДС», «Сумма без НДС», «Идентификатор заказа VP» и гибкие поля. Достаточно указать количество, цену или сумму и любое поле, по которому найдётся товар.

Для каждой строки файла система ищет товар по порядку и останавливается на первом совпадении:

Чем точнее данные, тем надёжнее результат: ид товара или штрихкод лучше названия. Убедитесь, что поставщик передаёт правильные штрихкоды, иначе строки сопоставятся с чужими товарами.

«Пропускать ошибки»: при «Да» строки с ошибками не загружаются, остальные загружаются, а после загрузки появляется список пропущенных строк с причинами. При «Нет» загрузка останавливается на первой ошибочной строке. Повторная загрузка того же файла добавляет строки ещё раз — перед повтором удалите загруженные строки.

«Загрузить через таблицу» открывает таблицу, в которую можно вставить список из Excel (Ctrl+C, Ctrl+V) или заполнить вручную. По умолчанию в ней колонки «Товар», «Количество» и «Цена закупки»; другие поля добавляются кнопками над таблицей. Товары ищутся так же, как при загрузке из файла; товар с названием, которого нет в ассортименте, будет создан. Нажмите «Выполнить» — появится итог: сколько строк создано, обновлено и отклонено с ошибками.

У каждого поставщика есть справочник его товаров: как товар называется и какой код у него в накладных поставщика и какому товару VirtualPos он соответствует. Справочник позволяет загружать накладные без ид и штрихкодов VirtualPos: достаточно один раз сопоставить товар, и в следующих накладных он найдётся сам.

Справочник открывается в карточке поставщика: Закупки → Поставщики → поставщик → вкладка «Справочник товаров поставщика» (вкладка есть, если контрагент отмечен как поставщик). В нём:

Записи справочника можно добавлять вручную («Добавить»), загружать из файла и выгружать («Действия»), удалять по одной или все сразу. Записи без сопоставления создаются автоматически при загрузке накладной.

Строки файла, для которых товар не нашёлся, загружаются как «(товар неизвестен)» со значком +. Пока такие строки есть, поступление нельзя перевести на следующий этап: «В документе присутствуют пустые товары».

Если сопоставления сделаны в справочнике поставщика отдельно, нажмите в поступлении «Действия» → Обновить сопоставленные товары — строки получат товары из справочника. Это же действие выполняется автоматически после загрузки из файла.

Кнопки перехода находятся под таблицей товаров, в блоке «Действия»: по кнопке на каждый следующий этап с описанием. Показываются только этапы, на которые у вас есть права; пока в документе нет строк, кнопки неактивны.

Этапы можно пропускать: например, нажать «Принять окончательно» прямо из «Наполнения документа». Нужны права именно на тот этап, в который переводится документ.

На сверке количество в таблице — фактическое: исправьте его там, где пришло не столько, сколько в накладной. Исходное количество по документу сохраняется в колонке «Количество ожидаемое» (включается в «Настроить колонки»), а итоги под таблицей показывают недостачу и излишек в штуках.

Если пришёл товар, которого нет в накладной, добавьте его: «Действия» → Добавить отсутствующий товар — выберите товар, укажите количество и при необходимости характеристику. Ожидаемое количество у такой строки — 0, она попадёт в излишек.

При приёмке («Принять товар» или «Принять окончательно») для каждой строки:

• товар приходует на остаток склада с той же характеристикой (серией); если такого остатка нет, он создаётся;
• себестоимость остатка пересчитывается как средневзвешенная по старому остатку и новому поступлению;
• в остаток переносятся сроки «Годен до», «Изготовлен» и гибкие поля строки;
• в историю движения товара записывается операция «Поступление».

Розничные цены при приёмке не меняются: как их пересчитать — в статье Цены при поступлении. Кассы получают уведомление о новом товаре.

На этапе Принят количество меняется корректировкой: нажмите на количество в строке, введите новое значение и сохраните. Остаток склада изменится сразу.

Все корректировки видны в окне строки (значок глаза): дата, пользователь, изменение и новое количество. Там же кнопка «Добавить корректировку». Пропущенный товар можно добавить через «Действия» → Добавить отсутствующий товар — он сразу приходуется на склад.

Вернуть документ на шаг назад можно через меню «Действия»; система попросит подтверждение.

Меню «Действия» над таблицей товаров. Неактивные пункты показаны серым.

Для аптечного учёта в поступлении важны серия и сроки годности, предельные цены ЖНВЛП и маркировка лекарств в МДЛП.

Переименуйте поле характеристики в «Серия»: Администрирование → Настройки системы, вкладка «Общие», поле «Название характеристик». Серия, «Годен до» и «Изготовлен» указываются в строках поступления (включите колонки в «Настроить колонки») или загружаются из файла накладной. Строки одного препарата с разными сериями образуют разные товарные остатки — так видно, сколько осталось каждой серии и до какого срока она годна. Подробнее — Характеристики и сроки годности.

• Рекомендованная розничная цена из накладной сохраняется в строке и подставляется в документ «Установка розничных цен», созданный по поступлению.
• Для расчёта предельной цены ЖНВЛП заведите у товарного остатка гибкие поля «Цена производителя», «Цена оптовика» и «Цена реестра» (Администрирование → Настройки системы → Гибкие поля). Они появятся в колонках поступления и в сопоставлении полей при загрузке файла, а при приёмке перейдут в товарный остаток. По ним работает базовое значение «ЖНВЛП для аптек (максимальная розничная цена)» — см. Автоматическое ценообразование.

Если в системе включён модуль МДЛП, поступление лекарств с маркировкой сопровождается документами в «Честном знаке». Строка считается маркированной, если в ней отмечено поле «Маркировка» и указан GTIN; поступление с хотя бы одной такой строкой — маркированное. Модуль включает администратор VirtualPos; для работы у склада должен быть заполнен «ID в ЧЗ», у поставщика — «Идентификатор места осуществления деятельности в ЧЗ».

Есть два порядка приёмки — тип акцептования показан в реквизитах поступления:

Порядок работы:

Особенности маркированного поступления:

• этапа «Принят» нет — только «Принят окончательно»: «Данное поступление можно принять только окончательно»;
• после отправки документа в ЧЗ вернуть поступление на предыдущий этап нельзя, кроме статусов «Ошибка при отправке» и «Ошибка в квитанции»;
• перед отправкой система проверяет, что все строки маркированы, у них есть GTIN, сумма закупки и сумма НДС, GTIN не принадлежат другим товарам, в каждой строке есть коды и все коды подтверждены сверкой;
• при приёмке GTIN строк добавляются товарам, а коды маркировки сохраняются для продажи на кассе.

В настройках Администрирование → Настройки системы, вкладка «Доп. модули»: «Прямой акцепт без сверки» — отправлять подтверждение без проверки кодов сканированием; «Режим бога» — снимает все ограничения на редактирование документов ЧЗ (только для исправления ошибок).

Учётная система поставщика или ваша может присылать накладные файлами CSV через API (метод /api/inflow/upload, см. Inflow. Поступления). Файлы попадают в очередь и раз в 20 минут превращаются в черновики поступлений задачей по расписанию «Загрузка поступлений» (её включает администратор). Товары ищутся так же, как при загрузке из файла. Очередь и ошибки обработки видны на странице /console/inflowFile/manage («Файлы поступлений»).

Для «Создать инвентаризацию», «Создать заказ покупателя» и «Создать документ «Установка розничных цен»» нужны также права на создание этих документов.